Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie DeskStack („DeskStack“, „wir“, „uns“ oder „unser“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer Website, unserer gehosteten Helpdesk-Plattform, unseren verwalteten Helpdesk-Diensten, Kundenportalen, Integrationen, Mitteilungen, verbundenen Postfächern und zugehörigen Produkten und Dienstleistungen erhebt, empfängt, nutzt, speichert, verarbeitet, offenlegt, übermittelt, schützt und anderweitig behandelt. Diese Angebote werden gemeinsam als „Dienst“ bezeichnet.

DeskStack stellt eine gehostete und verwaltete Helpdesk-Plattform für Unternehmen bereit. Mit dem Dienst können Kunden Support-E-Mails, Tickets, Nachrichten, Kontakte, interne Notizen, Anhänge, Arbeitsabläufe, Automatisierungen, Berichte, verbundene Postfächer und zugehörige Support-Aktivitäten verwalten.

Diese Datenschutzerklärung soll weltweit gelten. Datenschutzgesetze können je nach Rechtsordnung, in der Sie, Ihre Organisation oder Ihre Endnutzer ansässig sind, unterschiedlich sein. Soweit geltendes Recht eine andere Behandlung personenbezogener Daten verlangt, verarbeitet DeskStack personenbezogene Daten entsprechend diesem Recht.

Indem Sie auf den Dienst zugreifen oder ihn nutzen, ein Konto erstellen, eine Vorführung anfordern, einen Tarif abonnieren, ein Postfach verbinden, mit DeskStack kommunizieren oder uns anderweitig Informationen bereitstellen, bestätigen Sie, diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden zu haben.

Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit unseren Nutzungsbedingungen, der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, der Richtlinie zur zulässigen Nutzung, der Cookie-Richtlinie, der Liste der Unterauftragsverarbeiter, dem Bestellformular, dem Dienstleistungsvertrag oder einer anderen einschlägigen schriftlichen Vereinbarung über Ihre Nutzung des Dienstes zu lesen.

1. Begriffsbestimmungen

In dieser Datenschutzerklärung bezeichnet „Kontodaten“ personenbezogene Daten zu einem Kunden, Kontoinhaber, Administrator, autorisierten Nutzer, Rechnungskontakt, potenziellen Kunden oder einer anderen natürlichen Person, die im Zusammenhang mit dem Dienst unmittelbar mit DeskStack interagiert. „Kunde“ bezeichnet jedes Unternehmen, jede Organisation, juristische Person, jeden Einzelunternehmer oder jede sonstige Person oder Organisation, die den Dienst abonniert, darauf zugreift, ihn verwaltet oder nutzt. „Kundendaten“ bezeichnet sämtliche Daten, Inhalte, Dateien, Nachrichten, E-Mails, Tickets, Anhänge, Kontaktdaten, internen Notizen, Metadaten, Berichte, Aufzeichnungen oder sonstigen Materialien, die von einem Kunden oder in seinem Auftrag in den Dienst eingegeben, darüber übertragen, darin gespeichert, damit erzeugt, darüber abgerufen, damit synchronisiert oder unter Verwendung des Dienstes verarbeitet werden.

„Endnutzer“ bezeichnet jede natürliche Person, die über den Dienst mit einem Kunden kommuniziert, von ihm unterstützt wird oder anderweitig mit ihm interagiert, einschließlich insbesondere seiner Kunden, Klienten, Beschäftigten, Auftragnehmer, Lieferanten, Beauftragten oder sonstigen Kontakte. „Personenbezogene Daten“ bezeichnet Informationen, die eine identifizierbare natürliche Person identifizieren, sich auf sie beziehen, sie beschreiben, ihr vernünftigerweise zugeordnet werden können oder mit ihr vernünftigerweise unmittelbar oder mittelbar verknüpft werden könnten, je nach geltendem Recht. „Verarbeitung“ bezeichnet jeden Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Erhebung, Empfang, Erfassung, Organisation, Strukturierung, Speicherung, Anpassung, Abruf, Einsichtnahme, Nutzung, Übermittlung, Offenlegung, Einschränkung, Löschung oder Vernichtung. „Dienstleister“, „Auftragsverarbeiter“ oder „Unterauftragsverarbeiter“ bezeichnet einen Dritten, der Informationen im Auftrag von DeskStack oder unseren Kunden verarbeitet.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für Informationen, die DeskStack im Zusammenhang mit unserer Website, der gehosteten Helpdesk-Plattform, der Kontoregistrierung und -verwaltung, der Kundeneinführung und Einrichtung, der Umwandlung von E-Mails in Tickets, verwalteten Hosting-Diensten, verbundenen Postfächern, Integrationen, Rechnungs- und Zahlungsabwicklung, Support, Vertriebs- und Vorführungsanfragen, Sicherheit, Überwachung und Betrugsprävention, Analysen und Verbesserungen des Dienstes sowie jeder anderen Interaktion mit DeskStack oder Nutzung des Dienstes verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites, Anwendungen, Dienste, Plattformen, Integrationen oder Systeme Dritter, die DeskStack weder besitzt noch kontrolliert, auch wenn diese Angebote mit dem Dienst verlinkt, darin integriert, damit verbunden oder darüber zugänglich sind. Für die Nutzung von Drittanbieterdiensten durch Kunden gelten die eigenen Bedingungen, Datenschutzhinweise und Datenverarbeitungspraktiken des jeweiligen Dritten.

3. Von dieser Datenschutzerklärung erfasste Personen

DeskStack kann personenbezogene Daten von Personen erheben und verarbeiten, die mit DeskStack oder dem Dienst interagieren. Dazu gehören insbesondere Website-Besucher, potenzielle Kunden, Kunden, Kontoinhaber, Administratoren, autorisierte Nutzer, Rechnungs-, Support- und Vertriebskontakte, Empfänger von Marketingmitteilungen, Personen, die sich für Vorführungen, Webinare, Veranstaltungen, Testangebote oder Werbeaktionen anmelden, Bewerber, Kandidaten und andere Personen, die sich bei DeskStack bewerben oder Interesse an einer Stelle bekunden, Personal von Kunden, Lieferanten, Partner, Auftragnehmer, Dienstleister und Personen, die per E-Mail, Formular, Chat, Telefon, Support-Ticket, verbundenem Postfach oder auf andere Weise mit DeskStack kommunizieren.

Soweit DeskStack Kundendaten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, einschließlich Informationen über Endnutzer, richten sich die Erhebung und Nutzung dieser Informationen durch den Kunden grundsätzlich nach dessen Datenschutzhinweisen und der einschlägigen Vereinbarung mit DeskStack. Endnutzer sollten Datenschutzfragen und -anträge zu Kundendaten an den jeweiligen Kunden richten, sofern geltendes Recht nichts anderes verlangt.

4. Rolle von DeskStack

DeskStack kann personenbezogene Daten je nach Art und Kontext der Verarbeitung in unterschiedlichen Rollen verarbeiten.

4.1 DeskStack als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister

Wenn ein Kunde DeskStack nutzt, um Support-E-Mails, Tickets, Nachrichten, Anhänge, Kontakte, interne Notizen, Daten verbundener Postfächer und zugehörige Kundendaten zu empfangen, zu verwalten, zu speichern, zu organisieren, weiterzuleiten, zu beantworten, zu synchronisieren, abzurufen oder anderweitig zu verarbeiten, verarbeitet DeskStack diese Kundendaten grundsätzlich im Auftrag des Kunden. Dabei bestimmt der Kunde die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und bleibt für den Inhalt, die Richtigkeit, Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit der Kundendaten verantwortlich.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, Endnutzern erforderliche Datenschutzhinweise bereitzustellen, erforderliche Einwilligungen, Ermächtigungen oder Genehmigungen einzuholen, die einschlägige Rechtsgrundlage der Verarbeitung sicherzustellen und Datenschutzanträge von Endnutzern zu beantworten, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. DeskStack verarbeitet Kundendaten hauptsächlich, um den Dienst bereitzustellen, zu warten, zu sichern, zu unterstützen, Fehler zu beheben, ihn zu verwalten und zu verbessern. DeskStack kontrolliert, überprüft, befürwortet, genehmigt, überwacht oder bestimmt die von Kunden oder Endnutzern eingereichten Inhalte nicht.

4.2 DeskStack als Verantwortlicher oder Unternehmen

Wenn wir Informationen für eigene Geschäftszwecke verarbeiten, kann DeskStack als eigenständiger Verantwortlicher, als Unternehmen im Sinne der einschlägigen Datenschutzgesetze oder in einer vergleichbaren Rolle handeln. Diese Zwecke können insbesondere den Betrieb unserer Website, die Verwaltung von Kundenkonten und Abonnements, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, die Beantwortung von Support-, Vertriebs-, Vorführungs- oder geschäftlichen Anfragen, dienstbezogene Mitteilungen, die Sicherung und Überwachung des Dienstes, die Verhinderung von Betrug, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Fehlgebrauch, die Verbesserung, Entwicklung und Verwaltung des Dienstes, die Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer, gesellschaftsrechtlicher oder regulatorischer Pflichten, die Durchsetzung unserer Vereinbarungen und die Vermarktung von DeskStack-Diensten umfassen, soweit gesetzlich zulässig.

5. Von uns erhobene Informationen

Welche Informationen DeskStack erhebt, hängt davon ab, wie Sie mit uns interagieren, wie Ihre Organisation den Dienst nutzt und wie der Kunde sein Konto, seinen Arbeitsbereich, Integrationen, verbundene Postfächer und verbundene Dienste konfiguriert und verwaltet.

5.1 Unmittelbar bereitgestellte Informationen

Wir können Informationen erheben, die Sie oder Ihre Organisation uns unmittelbar bereitstellen, einschließlich insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmens- oder Organisationsname, Berufsbezeichnung, Rechnungskontaktdaten, Kontoanmeldedaten, Name des Arbeitsbereichs, Angaben zum Unternehmensauftritt, Angaben zur Helpdesk-Einrichtung, Support-Anfragen, Vorführungsanfragen, Vertriebsanfragen, Rückmeldungen, Umfrageantworten, technische Konfigurationsangaben, Dateien, Bildschirmaufnahmen, Anhänge und sonstige Informationen, die Sie DeskStack freiwillig übermitteln.

5.2 Konto- und Verwaltungsinformationen

Wenn Sie ein DeskStack-Konto erstellen, verwalten, darauf zugreifen oder es nutzen, können wir Angaben zum Kontoinhaber, zu Administratoren und Support-Mitarbeitern, Nutzerrollen und Berechtigungen, Anmeldeprotokolle, Authentifizierungsmethode, Abonnementtarif, Rechnungsstatus, Rechnungshistorie, Zahlungsstatus, Einstellungen des Arbeitsbereichs, verbundene Domains und Postfächer, Konfigurationspräferenzen, Nutzungsgrenzen, Dienstaktivitäten und zugehörige Metadaten erheben.

5.3 Über den Dienst verarbeitete Kundendaten

Kunden und Endnutzer können über den Dienst Kundendaten einreichen oder erzeugen, einschließlich insbesondere Support-Ticket-Inhalte, ein- und ausgehende E-Mails, Namen und E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmensnamen, Nachrichteninhalte, Anhänge, interne Notizen, Tags, Prioritäten, Status, Zuweisungen, Ticket- und Antwortverläufe, Zeitstempel, Zustellmetadaten, Angaben zu Quellpostfächern, Aktivitäten von Arbeitsabläufen und Automatisierungen sowie aus der Helpdesk-Nutzung erzeugte Berichte. Welche Kategorien von Kundendaten verarbeitet werden, hängt von der Konfiguration, dem Anwendungsfall, den Integrationen, Kontoeinstellungen, verbundenen Diensten und Anweisungen des Kunden ab.

5.4 E-Mail-, Postfach- und Kommunikationsdaten

Wenn ein Kunde ein E-Mail-Konto, Postfach, eine Weiterleitungsadresse, einen SMTP-Anbieter, ein IMAP-Konto, Microsoft 365-Konto, Google Workspace-Konto, Gmail-Konto, Outlook-Konto oder einen ähnlichen E-Mail- oder Kommunikationsdienst verbindet, kann DeskStack Informationen verarbeiten, die für die Umwandlung von E-Mails in Tickets, ausgehende Nachrichten, Weiterleitung, Synchronisierung, Authentifizierung, Antwortverarbeitung, Ticketerstellung, Support-Arbeitsabläufe und zugehörige Funktionen erforderlich sind. Dazu können insbesondere Postfachadressen, Absender- und Empfängerinformationen, Betreffzeilen, Nachrichtentexte, Anhänge, Kopfzeilen, Zeitstempel, Zustellstatus, Antwortverläufe, Postfachkonfigurationen, gegebenenfalls Authentifizierungstoken oder Zugangsdaten sowie Weiterleitungs- und Synchronisierungsdaten gehören.

Kunden sind allein dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie über die Befugnis und die Rechtsgrundlage verfügen, Postfächer zu verbinden, E-Mail-Kommunikation zu verarbeiten, Informationen über den Dienst zu übertragen und DeskStack den Zugriff auf diese Informationen oder deren Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes zu gestatten.

5.5 Zahlungs- und Rechnungsinformationen

DeskStack kann rechnungsbezogene Informationen erheben, einschließlich Rechnungsname, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Steuerangaben, Rechnungshistorie, Abonnementtarif, Zahlungsstatus, Transaktionskennungen, Art des Zahlungsmittels und begrenzter Zahlungsmetadaten unseres Zahlungsdienstleisters. Zahlungen werden von externen Zahlungsdienstleistern abgewickelt. DeskStack speichert keine vollständigen Zahlungskartennummern auf eigenen Systemen.

5.6 Automatisch erhobene Informationen

Beim Besuch unserer Website oder der Nutzung des Dienstes können wir automatisch technische Informationen, Diagnose-, Sicherheits- und Nutzungsinformationen erheben, einschließlich insbesondere IP-Adresse, Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystem, Bildschirmauflösung, Spracheinstellungen, verweisende URL, aufgerufene Seiten, angeklickte Links, verwendete Funktionen, Sitzungsdauer, Anmeldeaktivität, ungefähren Standort anhand der IP-Adresse, Fehlerprotokolle, Diagnosedaten, Systemleistungsdaten, Audit- und Sicherheitsprotokolle, Cookie-Kennungen und Analyseereignisse.

5.7 Informationen von Dritten

DeskStack kann Informationen von Dritten erhalten, darunter Zahlungsdienstleister, Authentifizierungsanbieter, E-Mail-Anbieter, Hosting- und Infrastrukturanbieter, Analyseanbieter, Marketingplattformen, Kundensupport-Werkzeuge, Integrationspartner, Empfehlungsquellen, Sicherheits- und Betrugspräventionsdienste sowie Kunden, die Nutzer zum Dienst einladen. Wenn Sie sich über einen externen Identitätsanbieter wie Google, Microsoft oder einen anderen Anbieter anmelden, können wir beispielsweise Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild, den Authentifizierungsstatus, Kontokennungen und zugehörige Informationen erhalten, die dieser Anbieter bereitstellt.

5.8 Informationen zur Personalgewinnung und zu Bewerbungen

Wenn Sie sich über unsere Karriereseite, per E-Mail, auf Empfehlung oder anderweitig bei DeskStack bewerben, erheben wir die von Ihnen übermittelten Informationen, einschließlich insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Stadt, Land oder Region Ihres Aufenthalts, angestrebte Stelle, bereitgestellte Links etwa zu einem beruflichen Profil, Code-Repository oder Portfolio, Begleitnachricht und Lebenslauf beziehungsweise sonstige beigefügte Dokumente.

Beigefügte Dokumente können weitere Informationen enthalten, insbesondere zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung, zu Qualifikationen, Zertifizierungen, Sprachkenntnissen, beruflichen Mitgliedschaften und sonstigen von Ihnen aufgenommenen Angaben. Im Bewerbungsverfahren können wir zudem Informationen erzeugen oder erhalten, einschließlich insbesondere Gesprächsnotizen, Ergebnisse von Bewertungen oder Übungen, Rückmeldungen von Gesprächsteilnehmern, Terminabsprachen, Gehaltsvorstellungen, Kündigungsfrist, Berechtigung zur Beschäftigung in der jeweiligen Rechtsordnung und Korrespondenz zwischen Ihnen und DeskStack zu Ihrer Bewerbung.

Soweit für die Stelle relevant und nach geltendem Recht zulässig, können wir Informationen von den von Ihnen benannten Referenzpersonen oder durch Hintergrund-, Ausbildungs-, Beschäftigungs- oder Arbeitsberechtigungsprüfungen erheben. Wir informieren Sie vor einer solchen Prüfung und holen Ihre Einwilligung ein, soweit gesetzlich erforderlich. Über das Karriereformular eingereichte Bewerbungen werden an ein DeskStack-Postfach für Bewerbungen zugestellt und weder in einer Kundeninstanz des Dienstes verarbeitet oder gespeichert noch von einer solchen Instanz aus zugänglich gemacht.

Bitte nehmen Sie keine für die Stelle irrelevanten Informationen in Ihre Bewerbung auf, insbesondere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten wie Angaben zur rassischen oder ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Angaben zur sexuellen Orientierung oder zu Vorstrafen, sofern wir diese nicht ausdrücklich anfordern oder ihre Erhebung gesetzlich vorgeschrieben ist. Wenn Sie solche Informationen freiwillig mitteilen, willigen Sie in deren Aufbewahrung als Teil Ihrer Bewerbung durch DeskStack ein; DeskStack kann diese Informationen schwärzen oder löschen.

6. Hinweise zu Google APIs und verbundenen Postfächern

Wenn ein Kunde oder autorisierter Nutzer Google Workspace, Gmail, Microsoft 365, Outlook, IMAP, SMTP, eine Weiterleitungsadresse oder ein anderes E-Mail-Konto mit dem Dienst verbindet, kann DeskStack auf Informationen dieses Kontos zugreifen, sie verarbeiten, übertragen, speichern und anzeigen, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um E-Mails in Tickets umzuwandeln, ausgehende Antworten, Postfachsynchronisierung, Weiterleitung, Ticketerstellung, Support-Arbeitsabläufe, Fehlerbehebung, Sicherheit und zugehörige Funktionen bereitzustellen. Diese Informationen können Postfachkennungen, E-Mail-Adressen, Nachrichtenkopfzeilen, Betreffzeilen, Nachrichtentexte, Anhänge, Zeitstempel, Absender- und Empfängerinformationen, Authentifizierungstoken, Synchronisierungsmetadaten und zugehörige E-Mail-Inhalte umfassen.

Soweit DeskStack auf über Google APIs erhaltene Informationen zugreift, beschränken sich deren Nutzung und Weitergabe auf die Bereitstellung und Verbesserung nutzerseitiger Funktionen des Dienstes, die Aufrechterhaltung der Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerbehebung, die Einhaltung geltenden Rechts und andere nach den einschlägigen Google-API-Richtlinien zulässige Zwecke. DeskStack verwendet über Google Workspace APIs erhaltene Informationen nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training allgemeiner Modelle künstlicher Intelligenz oder maschinellen Lernens, sofern dies nicht ausdrücklich offengelegt und nach geltendem Recht sowie den einschlägigen Plattformrichtlinien erlaubt ist. Kunden bleiben dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie über die Befugnis und Rechtsgrundlage verfügen, Postfächer oder E-Mail-Konten mit dem Dienst zu verbinden und DeskStack die Verarbeitung von E-Mail-Inhalten und zugehörigen Informationen über den Dienst zu gestatten.

7. Wie wir Informationen nutzen

DeskStack kann personenbezogene Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen und für andere nach geltendem Recht zulässige Zwecke verwenden.

7.1 Bereitstellung und Betrieb des Dienstes

DeskStack verwendet Informationen, um Konten zu erstellen und zu pflegen, Arbeitsbereiche bereitzustellen, Kunden-Helpdesks zu hosten, ein- und ausgehende Tickets zu verarbeiten, E-Mails zu senden und zu empfangen, Nachrichten weiterzuleiten, verbundene Postfächer zu synchronisieren, Zuweisungen, Tags, Status, Notizen, Automatisierungen und Arbeitsabläufe zu ermöglichen, Berichte und Dashboards bereitzustellen, Integrationen zu unterstützen, Nutzersitzungen aufrechtzuerhalten, technischen Support sowie Einführungs- und Einrichtungsleistungen zu erbringen und den Dienst anderweitig zu betreiben.

7.2 Kontoverwaltung und Abrechnung

DeskStack verwendet Informationen zur Abwicklung von Abonnements, Ausstellung von Rechnungen, Verwaltung des Zahlungsstatus, Einziehung geschuldeter Beträge, Prüfung der Kontoinhaberschaft, Kommunikation über Verlängerungen, Tarifänderungen, fehlgeschlagene Zahlungen, Kündigungen und Kontoprobleme sowie zur Führung von Buchhaltungs-, Steuer-, Prüfungs-, Finanz- und Geschäftsunterlagen.

7.3 Kommunikation

DeskStack kann Informationen verwenden, um Anfragen zu beantworten, Support-Mitteilungen und Einführungsanleitungen zu senden, Produktneuigkeiten bereitzustellen, Sicherheitshinweise, Verwaltungsmitteilungen, Dienstankündigungen und gesetzlich zulässige Marketingmitteilungen zu versenden sowie Rückmeldungen einzuholen.

7.4 Sicherheit, Missbrauchsprävention und Integrität des Dienstes

DeskStack kann Informationen verwenden, um unbefugte Zugriffe zu erkennen, Betrug, Spam, Missbrauch, Schadsoftware, Phishing oder schädliche Aktivitäten zu verhindern, Systemaktivitäten zu überwachen, verdächtiges Verhalten zu untersuchen, unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen, die Rechte, das Eigentum und die Sicherheit von DeskStack, Kunden, Endnutzern und anderen zu schützen und Protokolle für Sicherheits-, Compliance- und Betriebszwecke zu führen.

7.5 Verbesserung und Entwicklung

DeskStack kann Informationen verwenden, um Nutzungsmuster zu verstehen, Fehler zu beheben, die Leistung zu verbessern, neue Funktionen zu testen, Produktverbesserungen zu entwickeln, Trends zu analysieren, das Nutzererlebnis aufrechtzuerhalten und zu verbessern sowie aggregierte, anonymisierte oder de-identifizierte Erkenntnisse zu gewinnen. DeskStack kann Dienstaktivitäten, Nutzungsmetadaten, Diagnoseinformationen, Leistungsdaten, Konfigurationsdaten und aggregierte oder de-identifizierte Informationen nutzen, um den Dienst zu betreiben, zu sichern, zu unterstützen, zu analysieren, zu verbessern und weiterzuentwickeln. DeskStack verwendet Kundendaten nicht für Werbung gegenüber Endnutzern und wird Kundendaten nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle Dritter verwenden, sofern dies nicht ausdrücklich offengelegt oder vereinbart wurde.

7.6 Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und vertraglicher Pflichten

DeskStack kann Informationen verwenden, um geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten, rechtmäßige Anfragen zu beantworten, erforderliche Unterlagen zu führen, Verträge durchzusetzen, Streitigkeiten beizulegen, Rechtsansprüche abzuwehren und steuerliche, buchhalterische, gesellschaftsrechtliche, regulatorische, sicherheitsbezogene und andere gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

8. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit geltendes Recht eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung verlangt, kann DeskStack personenbezogene Daten auf einer oder mehreren rechtmäßigen Grundlagen verarbeiten, einschließlich Vertragserfüllung, Einwilligung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, berechtigter geschäftlicher Interessen, Schutz von Rechten und Sicherheit, Verarbeitung im Auftrag von Kunden nach deren Anweisungen und jeder anderen nach geltendem Recht verfügbaren Rechtsgrundlage.

Zu den berechtigten Interessen von DeskStack können der Betrieb des Dienstes, die Sicherung unserer Systeme, Betrugsprävention, Produktverbesserung, Kommunikation mit geschäftlichen Nutzern, Durchsetzung von Vereinbarungen, Führung von Unterlagen, Geschäftsentwicklung, Kundenunterstützung und der Schutz von DeskStack, Kunden, Endnutzern, Dienstleistern und der Öffentlichkeit gehören. Bei Kundendaten ist grundsätzlich der Kunde dafür verantwortlich, die einschlägige Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu bestimmen, die in den Dienst eingegeben oder über ihn verarbeitet werden.

9. Wie wir Informationen offenlegen

DeskStack verkauft personenbezogene Daten nicht gegen Geld. DeskStack kann Informationen wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, mit Genehmigung der Kunden, soweit zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig oder nach Maßgabe einer einschlägigen Vereinbarung offenlegen.

9.1 Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter

DeskStack kann Informationen an externe Dienstleister, Lieferanten, Auftragnehmer und Unterauftragsverarbeiter weitergeben, die uns beim Betrieb, der Sicherung, Unterstützung, Wartung und Verbesserung des Dienstes helfen. Dazu können Anbieter von Cloud-Infrastruktur, Datenbank-Hosting, Dateispeicherung, Sicherungskopien, Überwachung, Protokollierung, Analysen, E-Mail-Zustellung, Domain- und DNS-Diensten, Zahlungsabwicklung, Rechnungsverwaltung, Kundensupport, Sicherheitswerkzeugen, Authentifizierung, Fehlerverfolgung, Rechts-, Buchhaltungs-, Steuer- und anderen professionellen oder betrieblichen Dienstleistungen gehören.

Diese Anbieter dürfen Informationen nur verarbeiten, soweit dies für ihre Leistungen an DeskStack erforderlich oder anderweitig nach geltendem Recht und der jeweiligen Vereinbarung zulässig ist. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter kann auf Anfrage bereitgestellt oder gesondert veröffentlicht werden. DeskStack kann seine Unterauftragsverarbeiter im Zuge der Entwicklung seines Geschäfts, seiner Infrastruktur, seiner Anbieter und des Dienstes ändern.

9.2 Vom Kunden veranlasste Offenlegungen

DeskStack kann Informationen offenlegen, übertragen, exportieren oder verfügbar machen, wenn ein Kunde dies anweist, konfiguriert, genehmigt oder ermöglicht, etwa durch Integrationen, verbundene Postfächer, Weiterleitungsregeln, Exporte, API-Zugriffe, Webhooks, Berichte, Administratorhandlungen, Nutzerberechtigungen oder vom Kunden aktivierte Drittanbieterwerkzeuge. DeskStack ist nicht verantwortlich für Drittanbieterdienste, Empfänger, Exporte, Integrationen, Konfigurationen oder vom Kunden veranlasste Offenlegungen.

9.3 Offenlegungen aus rechtlichen und Compliance-Gründen

DeskStack kann Informationen offenlegen, wenn wir dies vernünftigerweise für erforderlich halten, um geltendes Recht einzuhalten, gerichtlichen Verfahren nachzukommen, rechtmäßige Anfragen öffentlicher Stellen zu beantworten, unsere Vereinbarungen durchzusetzen, vor Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsbedrohungen zu schützen, Verstöße zu untersuchen, unsere Rechte, unser Eigentum oder unsere Sicherheit zu schützen, Kunden, Endnutzer, Dienstleister oder die Öffentlichkeit zu schützen oder uns gegen Rechtsansprüche zu verteidigen.

9.4 Unternehmenstransaktionen

DeskStack kann Informationen im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme, Finanzierung, Reorganisation, Insolvenz, einem Verkauf von Vermögenswerten, einer Unternehmensumstrukturierung, Due-Diligence-Prüfung, Übertragung von Geschäftstätigkeiten oder ähnlichen Transaktion offenlegen oder übertragen. Dabei können Informationen Beratern, potenziellen Erwerbern, Investoren, Kreditgebern, Rechtsnachfolgern oder anderen relevanten Beteiligten offengelegt werden, gegebenenfalls unter angemessenen Vertraulichkeitsvorkehrungen.

Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion können Kundenkonten, Kontodaten, Kundendaten, Verträge, Nutzungs- und Rechnungsunterlagen, Dienstkonfigurationen und zugehörige Informationen zu den übertragenen Vermögenswerten oder offengelegten Informationen gehören, vorbehaltlich geltenden Rechts und gegebenenfalls angemessener Vertraulichkeitsvorkehrungen.

9.5 Verbundene Unternehmen und nahestehende Rechtsträger

DeskStack kann Informationen an verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften, Muttergesellschaften, nahestehende oder gemeinsam kontrollierte Rechtsträger für Zwecke offenlegen, die mit dieser Datenschutzerklärung und geltendem Recht vereinbar sind.

9.6 Aggregierte oder de-identifizierte Informationen

DeskStack kann aggregierte, anonymisierte oder de-identifizierte Informationen, die eine Person vernünftigerweise nicht identifizieren, für Analysen, Leistungsvergleiche, Berichte, Produktverbesserung, Marketing, Sicherheit, Forschung, Geschäftsplanung und andere rechtmäßige Geschäftszwecke nutzen und offenlegen.

10. Kundendaten

Kunden bleiben für Kundendaten verantwortlich, die in den Dienst eingegeben oder darüber verarbeitet werden. DeskStack kontrolliert, prüft, verifiziert, genehmigt oder bestimmt den Inhalt der Kundendaten nicht. Kunden sind allein verantwortlich für Richtigkeit, Qualität, Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit der Kundendaten, deren Beschaffungsmethoden, die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, erforderliche Hinweise, die Einholung erforderlicher Einwilligungen, Ermächtigungen oder Genehmigungen, die Bearbeitung von Endnutzeranträgen und die Konfiguration von Kontoberechtigungen, autorisierten Nutzern, verbundenen Postfächern, Domains, Integrationen, Exporten und zugehörigen Einstellungen.

Kunden müssen sicherstellen, dass Kundendaten nicht gegen geltendes Recht verstoßen und keine verbotenen, unnötigen, übermäßigen oder rechtswidrig erhobenen sensiblen Informationen enthalten. Sie sind ferner dafür verantwortlich, zu beurteilen, ob der Dienst für ihren vorgesehenen Einsatz geeignet ist und ihre gesetzlichen, regulatorischen, vertraglichen, Datenresidenz-, Archivierungs-, Aufbewahrungs-, Sicherheits-, Vertraulichkeits- oder branchenspezifischen Anforderungen erfüllt. DeskStack kann auf Kundendaten zugreifen, soweit dies zur Support-Erbringung, Fehlerbehebung, Aufrechterhaltung der Sicherheit, Untersuchung von Missbrauch, Einhaltung von Gesetzen, Schadensverhütung oder Durchsetzung von Vereinbarungen erforderlich oder anderweitig nach einschlägiger Vereinbarung oder geltendem Recht zulässig ist.

11. Sensible Informationen

DeskStack ist eine allgemeine geschäftliche Helpdesk-Plattform zur Umwandlung von E-Mails in Tickets. Sie ist nicht speziell für die Speicherung oder Verarbeitung hochsensibler, regulierter, besonderer Kategorien angehörender oder beschränkter Informationen ausgelegt, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde. Kunden sollten sensible Informationen weder übermitteln noch anfordern oder deren Übermittlung gestatten, ohne zuvor festzustellen, dass diese Verarbeitung rechtmäßig, erforderlich, verhältnismäßig und angemessen geschützt ist.

Sensible Informationen können je nach Rechtsordnung Gesundheitsinformationen, Krankenakten, biometrische Daten, staatliche Identifikationsnummern, Finanzkontonummern, Zahlungskartendaten, präzise Standortdaten, Informationen über Kinder, Angaben zur rassischen oder ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, Daten über Straftaten, vertrauliche rechtliche Informationen und Informationen aus regulierten Branchen umfassen. DeskStack lehnt jede Verantwortung für die Übermittlung, Erhebung oder Verarbeitung sensibler Informationen durch Kunden unter Verstoß gegen unsere Nutzungsbedingungen, geltendes Recht, diese Datenschutzerklärung oder eine einschlägige Vereinbarung ab.

12. Cookies und Tracking-Technologien

DeskStack kann Cookies, Pixel, lokalen Speicher, Gerätekennungen und ähnliche Technologien zum Betrieb, zur Sicherung, Analyse und Verbesserung des Dienstes einsetzen. Dazu können unbedingt erforderliche Cookies für Authentifizierung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung, Kontozugriff und Dienstbetrieb gehören; funktionale Cookies zur Speicherung von Präferenzen, Einstellungen und Nutzerentscheidungen; Analyse-Cookies zum Verständnis der Website- und Dienstnutzung, zur Fehlerbehebung, Leistungsmessung und Dienstverbesserung; sowie Marketing-Cookies zur Messung der Wirksamkeit von Kampagnen oder für relevantes Marketing, soweit gesetzlich zulässig oder mit erforderlicher Einwilligung.

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen oder ein von uns bereitgestelltes Cookie-Einstellungswerkzeug steuern. Manche Cookies sind für die ordnungsgemäße Funktion des Dienstes erforderlich. Wenn Sie diese deaktivieren, funktionieren Teile des Dienstes möglicherweise nicht richtig. Einige Browser oder Geräte senden „Do Not Track“- oder ähnliche Signale. Da es keinen einheitlichen Branchenstandard für den Umgang damit gibt, reagiert DeskStack möglicherweise nicht auf alle derartigen Signale, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, berücksichtigt DeskStack einschlägige Widerspruchspräferenzsignale nach Maßgabe geltenden Rechts und der technischen Machbarkeit.

13. Künstliche Intelligenz, Automatisierung und vorgeschlagene Ergebnisse

DeskStack kann Funktionen für künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Automatisierung, Ticketklassifizierung, Antwortvorschläge, Zusammenfassungen, Stimmungserkennung, Weiterleitung, Tagging oder ähnliche Funktionen anbieten oder später einführen. Diese können Kundendaten verarbeiten, um Ergebnisse, Empfehlungen, Klassifizierungen, Vorschläge, Zusammenfassungen oder andere automatisierte oder KI-gestützte Inhalte zu erzeugen.

Sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart, können automatisierte oder KI-gestützte Ergebnisse unvollständig, unrichtig, veraltet, unangemessen, ungeeignet oder anderweitig fehlerhaft sein. Kunden müssen Ergebnisse prüfen, bevor sie sich darauf verlassen, sie geschäftlich einsetzen, Entscheidungen darauf stützen oder sie an Endnutzer senden. Kunden bleiben für sämtliche Entscheidungen, Mitteilungen, Handlungen, Unterlassungen und Folgen verantwortlich, die aus ihrer Nutzung automatisierter oder KI-gestützter Funktionen entstehen oder damit zusammenhängen. DeskStack garantiert nicht, dass solche Ergebnisse richtig, rechtmäßig, angemessen, vollständig, aktuell, frei von Rechtsverletzungen oder fehlerfrei sind. DeskStack wird Kundendaten nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle Dritter verwenden, sofern dies nicht ausdrücklich offengelegt oder vereinbart wurde.

14. Aufbewahrung von Daten

DeskStack bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist, sofern geltendes Recht keine längere Aufbewahrung verlangt oder gestattet. Die Aufbewahrungsdauer kann vom Kontostatus, den Abonnementbedingungen, Kundenanweisungen, Sicherungszyklen, gesetzlichen Pflichten, steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen, Streitbeilegungsbedarf, Sicherheitsanforderungen, Betrugsprävention, betrieblichen Erfordernissen, vertraglichen Pflichten und berechtigten geschäftlichen Erfordernissen abhängen.

Aktive Kontodaten werden im Allgemeinen während der aktiven Kontolaufzeit aufbewahrt. Daten geschlossener Konten können danach für einen angemessenen Zeitraum zu Wiederherstellungs-, Rechts-, Sicherheits-, Abrechnungs-, Streitbeilegungs- oder Betriebszwecken aufbewahrt werden. Kundendaten werden entsprechend dem einschlägigen Abonnement, den Kontoeinstellungen, der Vereinbarung, dem Sicherungszyklus, den Kundenanweisungen und gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt. Rechnungsunterlagen werden für steuerliche, buchhalterische, Prüfungs-, Rechts- und Finanzzwecke im erforderlichen oder zulässigen Umfang aufbewahrt. Sicherungskopien werden gemäß den Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren von DeskStack für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten und danach überschrieben oder gelöscht. Sicherheits- und Audit-Protokolle werden nach Bedarf für Sicherheit, Betrugsprävention, Untersuchungen, Compliance und betriebliche Integrität aufbewahrt. Marketingdaten werden bis zu Ihrer Abmeldung oder Ihrem Löschantrag aufbewahrt, sofern keine andere Rechtsgrundlage gilt; begrenzte Sperrvermerke können zur Beachtung von Werbewidersprüchen aufbewahrt werden.

Eine Löschung aus aktiven Systemen führt möglicherweise nicht sofort zur Löschung aus Sicherungen, Archiven, Protokollen, gesetzlich erforderlichen Unterlagen oder Systemen, in denen eine Löschung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, sofern die Informationen geschützt und nur im gesetzlich erforderlichen oder zulässigen Umfang aufbewahrt werden.

Bewerbungsinformationen werden für die Dauer des betreffenden Bewerbungsverfahrens und, sofern Sie keine frühere Löschung verlangen, für bis zu zwölf Monate danach aufbewahrt, damit DeskStack Sie für andere oder künftige Stellen berücksichtigen, Rückfragen beantworten und gegebenenfalls Pflichten zur Dokumentation, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung erfüllen kann. Ist eine längere Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich oder anderweitig nach geltendem Recht vorgeschrieben oder zulässig, können die Informationen für diesen Zeitraum aufbewahrt werden. Führt eine Bewerbung zu einem Beschäftigungs- oder Beauftragungsangebot, können die relevanten Informationen entsprechend geltendem Arbeits- und Aufbewahrungsrecht Bestandteil der daraus entstehenden Personalakte bleiben.

15. Sicherheit

DeskStack setzt wirtschaftlich angemessene administrative, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, die personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter oder rechtswidriger Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff schützen sollen. Dazu können Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Passwortschutz, Authentifizierungskontrollen, Netzwerksicherheitskontrollen, Firewalls, Überwachung, Sicherungskopien, Audit-Protokolle, beschränkter interner Zugriff, Anbieterprüfungen, Vertraulichkeitspflichten, Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle, Softwareaktualisierungen, Schwachstellenmanagement und sichere Konfigurationen gehören.

DeskStack kann ein gesondertes Dokument zu Sicherheit, Vertrauen oder technischen und organisatorischen Maßnahmen führen, das bestimmte Sicherheitspraktiken, Kontrollen oder Schutzmaßnahmen näher erläutert. Ein solches Dokument dient jedoch nur der Information, sofern es nicht ausdrücklich in eine schriftliche Vereinbarung aufgenommen wurde.

Keine Methode der Übertragung, Speicherung, des Hostings oder der elektronischen Verarbeitung ist vollständig sicher. DeskStack gewährleistet oder garantiert weder absolute Sicherheit personenbezogener Daten noch, dass unbefugte Zugriffe, Hackerangriffe, Datenverlust, Offenlegung, Missbrauch, Unterbrechungen oder Sicherheitsvorfälle niemals auftreten. Kunden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Konten zu sichern, starke Passwörter zu nutzen, verfügbare Sicherheitsfunktionen zu aktivieren, Nutzerberechtigungen zu verwalten, inaktive Nutzer zu entfernen, verbundene Postfächer zu schützen, eigene Geräte und Netzwerke zu sichern, die Einhaltung ihrer Richtlinien durch autorisierte Nutzer sicherzustellen und DeskStack unverzüglich über vermutete unbefugte Zugriffe zu informieren.

16. Sicherheitsvorfälle

Erfährt DeskStack von einem Sicherheitsvorfall mit personenbezogenen Daten, untersuchen wir diesen und ergreifen Maßnahmen, die wir unter den Umständen für angemessen halten. Dazu können Eindämmung, Schadensminderung, Behebung und Benachrichtigung gehören. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, benachrichtigt DeskStack betroffene Kunden, Personen, Aufsichtsbehörden oder andere Beteiligte nach geltendem Recht.

Kunden müssen richtige und aktuelle Kontaktdaten bereitstellen, damit DeskStack Sicherheitsmitteilungen zustellen kann. DeskStack ist nicht verantwortlich für verspätete oder unterbliebene Benachrichtigungen aufgrund unrichtiger, veralteter, nicht verfügbarer oder nicht funktionierender Kontaktdaten des Kunden.

17. Internationale Übermittlungen und Datenstandort

DeskStack ist als globales SaaS-Angebot konzipiert. DeskStack und seine Dienstleister können in mehreren Ländern auf Informationen zugreifen, sie speichern, verarbeiten, übertragen und offenlegen, auch außerhalb des Landes, in dem Sie, Ihre Organisation oder Ihre Endnutzer ansässig sind. Die Datenschutz-, Sicherheits- und Vorschriften zum behördlichen Zugriff dieser Länder können von denen Ihrer Rechtsordnung abweichen.

Soweit gesetzlich erforderlich, kann DeskStack Übermittlungsmechanismen wie vertragliche Schutzmaßnahmen, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse, Bewertungen der Auswirkungen von Übermittlungen, Kundenanweisungen, Einwilligungen oder andere rechtmäßige Mechanismen heranziehen. DeskStack behauptet keine Teilnahme an einem Zertifizierungsrahmen für grenzüberschreitende Datenübermittlungen, sofern dies nicht ausdrücklich in einem gesonderten veröffentlichten Hinweis erklärt wird. Sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart, garantiert DeskStack nicht, dass Kundendaten ausschließlich in einem bestimmten Land, einer Provinz, einem Staat, einer Region oder einem Rechenzentrum gespeichert oder verarbeitet werden. Kunden sind dafür verantwortlich zu beurteilen, ob ihre Nutzung des Dienstes ihre eigenen Datenresidenz-, Lokalisierungs-, Übermittlungs-, regulatorischen, vertraglichen, branchenspezifischen, Archivierungs- oder internen Richtlinienanforderungen erfüllt.

18. Unterauftragsverarbeiter

DeskStack kann Unterauftragsverarbeiter für Infrastruktur, Hosting, Speicherung, Zahlung, Überwachung, Protokollierung, E-Mail-Zustellung, Analysen, Support, Sicherheit, Authentifizierung, Sicherungskopien und andere Leistungen einsetzen. DeskStack kann seine Unterauftragsverarbeiter gelegentlich ändern. Eine Liste kann auf Anfrage bereitgestellt oder gesondert veröffentlicht werden.

Durch die Nutzung des Dienstes ermächtigen Kunden DeskStack, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, soweit dies zur Bereitstellung, Sicherung, Unterstützung, Wartung und Verbesserung des Dienstes vernünftigerweise erforderlich ist, vorbehaltlich einschlägiger vertraglicher Zusagen.

19. Datenschutzrechte

Abhängig von Ihrem Standort und geltendem Recht können Ihnen bestimmte Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zustehen. Dazu können das Recht auf Bestätigung, ob DeskStack Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, auf Auskunft, Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Löschung, Einschränkung oder Begrenzung der Verarbeitung, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, Datenübertragbarkeit in einem strukturierten und gängigen Format, Widerruf einer Einwilligung bei einwilligungsbasierter Verarbeitung, Abmeldung von bestimmten Marketingmitteilungen, gegebenenfalls Widerspruch gegen bestimmte Verkäufe, Weitergaben, zielgerichtete Werbung oder Profiling, Anfechtung einer Entscheidung über einen Datenschutzantrag, soweit gesetzlich vorgesehen, sowie Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde gehören.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie DeskStack unter privacy@deskstack.app. Vor einer Bearbeitung kann DeskStack Informationen verlangen, die vernünftigerweise zur Prüfung Ihrer Identität, Befugnis und Ihres Antrags erforderlich sind. DeskStack kann Anträge ablehnen, begrenzen oder angemessene Bearbeitungsgebühren verlangen, soweit gesetzlich zulässig, etwa bei übermäßigen, wiederholten, unbegründeten, rechtlich beschränkten, technisch nicht umsetzbaren oder wirtschaftlich unzumutbaren Anträgen oder wenn Aufbewahrung oder Verarbeitung aus Sicherheits-, Rechts-, Vertrags-, Betrugspräventions-, Buchhaltungs-, Betriebs-, Streitbeilegungs- oder berechtigten geschäftlichen Gründen erforderlich ist. Soweit gesetzlich zulässig, können für zusätzliche Kopien angemessene Gebühren erhoben werden. Bei Kundendaten kann DeskStack den Antrag an den jeweiligen Kunden verweisen, da dieser grundsätzlich über diese Daten bestimmt. DeskStack bemüht sich, Datenschutzanfragen innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu bestätigen und innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist zu beantworten.

Soweit geltendes Recht dies erlaubt, kann eine Person eine andere Person oder Stelle bevollmächtigen, in ihrem Namen einen Datenschutzantrag zu stellen. DeskStack kann einen Nachweis der Bevollmächtigung und eine unmittelbare Identitätsprüfung der betroffenen Person verlangen. DeskStack kann die Bearbeitung ablehnen, wenn die Identität der Person, die Befugnis des Bevollmächtigten oder der Zusammenhang zwischen den angefragten Informationen und der Person nicht vernünftigerweise überprüft werden kann.

20. Anträge von Endnutzern

Wenn Sie Endnutzer eines unserer Kunden sind, etwa weil Sie einem Unternehmen, das DeskStack nutzt, eine E-Mail gesendet oder es kontaktiert haben, richten Sie Datenschutzanträge bitte an diesen Kunden. DeskStack verarbeitet Kundendaten hauptsächlich im Auftrag der Kunden. DeskStack hat möglicherweise keine unmittelbare Beziehung zu Endnutzern und kann Kundendaten ohne Anweisung des jeweiligen Kunden gegebenenfalls nicht prüfen, abrufen, berichtigen, löschen, einschränken, exportieren oder anderweitig bearbeiten.

Wenn Sie DeskStack unmittelbar wegen Kundendaten kontaktieren, kann DeskStack Sie an den jeweiligen Kunden verweisen, Ihren Antrag an ihn weiterleiten, weitere Informationen anfordern, ein Tätigwerden ohne Kundengenehmigung ablehnen oder nur im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang handeln.

21. Marketing- und Dienstmitteilungen

DeskStack kann potenziellen oder bestehenden Kunden Marketingmitteilungen senden, soweit geltendes Recht dies erlaubt. Sie können Marketing-E-Mails über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder durch Kontaktaufnahme unter privacy@deskstack.app abbestellen. Eine Abmeldung hindert DeskStack nicht daran, transaktionsbezogene, administrative, rechtliche, Rechnungs-, Konto-, Sicherheits-, Support-, Produkt-, Betriebs-, Verlängerungs-, Wartungs-, Sperrungs- oder Dienstmitteilungen zu senden. Solche Mitteilungen sind für Verwaltung, Sicherheit, Funktion und Bereitstellung des Dienstes erforderlich und können während eines aktiven Kontos grundsätzlich nicht abbestellt werden, außer durch Einstellung der Dienstnutzung oder Schließung des betreffenden Kontos, vorbehaltlich der einschlägigen Vereinbarung.

Soweit geltendes Recht dies erlaubt, kann DeskStack Werbe-, Analyse-, Remarketing-, Custom-Audience-, Lookalike-Audience- oder ähnliche Werkzeuge externer Werbeplattformen einsetzen. Dabei kann DeskStack begrenzte Kennungen wie geschäftliche E-Mail-Adressen, Gerätekennungen, Cookie-Kennungen oder ähnliche Informationen nutzen oder offenlegen, die, soweit unterstützt, gehasht oder anderweitig geschützt werden können. Dies dient der Messung der Werbewirksamkeit, dem Erreichen relevanter geschäftlicher Zielgruppen, dem Ausschluss bestehender Kunden aus Kampagnen oder der Bewerbung von DeskStack-Diensten. Soweit gesetzlich erforderlich, holt DeskStack hierfür Einwilligungen ein oder stellt einschlägige Widerspruchsmöglichkeiten bereit.

22. Kein Verkauf personenbezogener Daten gegen Geld

DeskStack verkauft personenbezogene Daten nicht gegen Geld. Manche Datenschutzgesetze definieren „Verkauf“, „Weitergabe“ oder ähnliche Begriffe weit. Soweit eine Tätigkeit nach geltendem Recht als Verkauf, Weitergabe, zielgerichtete Werbung oder ähnliche Verarbeitung gilt, stellt DeskStack die vorgeschriebenen Hinweise und Wahlmöglichkeiten bereit.

DeskStack verkauft oder teilt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

23. Drittanbieterdienste, Integrationen und Module

Der Dienst kann Kunden die Verbindung von Drittanbieterdiensten ermöglichen, darunter E-Mail- und Authentifizierungsanbieter, Produktivitäts- und Analysewerkzeuge, Speicheranbieter, Kommunikationsplattformen oder andere Integrationen. DeskStack ist nicht verantwortlich für Datenschutz, Sicherheit, Verfügbarkeit, Funktionalität, Compliance, Leistung oder Praktiken von Drittanbieterdiensten.

Wenn DeskStack einen Marktplatz, ein Verzeichnis, eine Integrationsbibliothek, ein Modul, Add-on, einen Konnektor, eine Anwendung oder Drittanbietererweiterung bereitstellt, können die geltenden Datenschutzpraktiken davon abhängen, ob das Angebot von DeskStack oder einem Dritten stammt. Für Anwendungen, Module, Integrationen und Dienste Dritter gelten deren eigene Bedingungen, Datenschutzhinweise und Datenverarbeitungspraktiken. Kunden sind dafür verantwortlich, Integrationen, Module, Anwendungen oder Dienste Dritter vor ihrer Nutzung mit dem Dienst zu prüfen, zu genehmigen, zu aktivieren, zu konfigurieren und zu überwachen.

24. Öffentliche, gemeinsam genutzte oder Mehrnutzerbereiche

Enthält der Dienst öffentliche, gemeinsam genutzte, kollaborative oder Mehrnutzerbereiche, können dort eingereichte Informationen für andere autorisierte Nutzer desselben Kundenarbeitsbereichs oder, je nach Kundenkonfiguration, für weitere Parteien sichtbar sein.

Kunden sind für die Verwaltung von Arbeitsbereichsberechtigungen, Rollen, Nutzerzugriffen, Exporten und Sichtbarkeitseinstellungen verantwortlich.

25. Kontoschließung und Löschung

Kunden können die Schließung oder Löschung ihres Kontos nach den geltenden Nutzungsbedingungen oder der Kundenvereinbarung beantragen. Nach Kontobeendigung kann DeskStack Informationen aufbewahren, soweit erforderlich, um die Abrechnung abzuschließen, Übergangsunterstützung zu leisten, Gesetze einzuhalten, Streitigkeiten beizulegen, Betrug oder Missbrauch zu verhindern, Vereinbarungen durchzusetzen, Sicherungskopien vorzuhalten, Sicherheitsprotokolle zu bewahren, steuerliche, buchhalterische oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen und berechtigte geschäftliche Interessen zu schützen.

DeskStack ist nicht dafür verantwortlich, wenn der Kunde vor Kontobeendigung seine Kundendaten nicht exportiert, sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart.

26. Geschäftskontinuität, Sicherungskopien und Wiederherstellung nach Ausfällen

DeskStack kann Sicherungskopien für Betriebs-, Sicherheits-, Geschäftskontinuitäts- und Wiederherstellungszwecke vorhalten. Diese können Kunden- und Kontodaten enthalten. Daten in Sicherungskopien werden bei einer Löschung aus aktiven Systemen möglicherweise nicht sofort gelöscht. Sicherungskopien werden grundsätzlich nach den geltenden Sicherungsplänen überschrieben oder gelöscht.

DeskStack garantiert nicht die Wiederherstellbarkeit bestimmter Daten, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

27. Personalgewinnung und Bewerber

Dieser Abschnitt gilt, wenn DeskStack personenbezogene Daten zu Personen verarbeitet, die sich bei DeskStack bewerben, Interesse an einer Stelle bekunden oder dafür in Betracht gezogen werden, sei es als Beschäftigte, Auftragnehmer, Praktikanten oder in anderer Funktion. In diesem Zusammenhang handelt DeskStack als Verantwortlicher für diese Informationen. Dieser Abschnitt ergänzt die übrige Datenschutzerklärung und ersetzt sie nicht.

27.1 Verwendung von Bewerbungsinformationen

DeskStack verwendet Bewerbungsinformationen, um Bewerbungen entgegenzunehmen, ihren Eingang zu bestätigen und sie zu bewerten, die Eignung, Fähigkeiten und Erfahrung eines Kandidaten für eine Stelle zu beurteilen, mit Kandidaten zu kommunizieren, Gespräche, Übungen und Bewertungen zu organisieren und durchzuführen, Angaben im rechtlich zulässigen Umfang zu überprüfen, Einstellungsentscheidungen zu treffen und mitzuteilen, gegebenenfalls ein Angebot auszuhandeln und vorzubereiten, das Verfahren zu dokumentieren, Kandidaten für andere aktuelle oder künftige Stellen zu berücksichtigen, unsere Einstellungspraktiken zu überwachen und zu verbessern, geltende arbeits-, einwanderungs-, gleichstellungs-, antidiskriminierungs-, steuer- und dokumentationsrechtliche Pflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

DeskStack verwendet Bewerbungsinformationen nicht für Werbe- oder Marketingzwecke, verkauft oder teilt sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung und nutzt sie nicht zum Training allgemeiner Modelle künstlicher Intelligenz oder maschinellen Lernens. DeskStack trifft keine ausschließlich automatisierten Einstellungsentscheidungen ohne menschliche Mitwirkung.

27.2 Rechtsgrundlagen

Soweit geltendes Recht eine Rechtsgrundlage verlangt, stützt sich DeskStack auf Folgendes: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch zur Prüfung und Weiterbearbeitung Ihrer Bewerbung; berechtigte Interessen von DeskStack an einem fairen, fundierten und effizienten Bewerbungsverfahren, dessen Dokumentation und dem Schutz der Sicherheit und Integrität seiner Systeme; die Erfüllung gesetzlicher Pflichten von DeskStack, einschließlich arbeits-, einwanderungs-, gleichstellungs- und dokumentationsrechtlicher Pflichten; Ihre Einwilligung, soweit erforderlich, etwa zur Speicherung Ihrer Angaben über die konkrete Stelle hinaus sowie für einwilligungsbedürftige Hintergrund- oder Referenzprüfungen; und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung berührt wird.

27.3 Zugriffsberechtigte

Bewerbungsinformationen sind für am jeweiligen Verfahren beteiligtes DeskStack-Personal zugänglich, einschließlich der einstellungsverantwortlichen Person, Gesprächsteilnehmer und Verwaltungskräfte, sowie für die Geschäftsleitung. Dienstleister, die im Auftrag von DeskStack handeln, können sie ebenfalls verarbeiten, etwa E-Mail-, Hosting-, Speicher-, Terminplanungs- und Kommunikationsanbieter unter angemessenen vertraglichen Pflichten. DeskStack kann Bewerbungsinformationen offenlegen, soweit gesetzlich, gerichtlich oder behördlich verlangt oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Bewerbungsinformationen werden Kunden nicht offengelegt und anderen Kandidaten oder Parteien außerhalb von DeskStack nicht für deren eigene Zwecke zugänglich gemacht.

27.4 Bereitstellung von Informationen und Folgen einer Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung von Bewerbungsinformationen ist freiwillig. Bestimmte Informationen sind jedoch zur Prüfung und Weiterbearbeitung einer Bewerbung erforderlich; fehlen sie, kann DeskStack die Bewerbung möglicherweise nicht weiter berücksichtigen. Sie sind für die Richtigkeit Ihrer Angaben verantwortlich und müssen zur Offenlegung berechtigt sein. Sie sollten keine vertraulichen oder geschützten Informationen eines aktuellen oder früheren Arbeitgebers oder anderer Dritter einreichen und keine personenbezogenen Daten anderer Personen, etwa Referenzpersonen, ohne deren Wissen und, soweit erforderlich, Einwilligung übermitteln.

27.5 Einreichungen durch Personalvermittler und Agenturen

Übermittelt eine Personalvermittlungsagentur, ein Personaldienstleister, Personalberater oder anderer Dritter Kandidateninformationen an DeskStack, ist dieser Dritte für eine rechtmäßige Offenlegungsgrundlage, erforderliche Datenschutzhinweise an den Kandidaten und erforderliche Einwilligungen verantwortlich. DeskStack übernimmt keine Verantwortung für Versäumnisse Dritter. Unaufgefordert und ohne unterzeichnete schriftliche Vereinbarung übermittelte Kandidateninformationen können gelöscht werden; DeskStack kann sie nach eigenem Ermessen auch aufbewahren und berücksichtigen. Daraus entstehen keine Gebühren, Provisionen oder sonstigen Verpflichtungen gegenüber dem Einreicher. Die zugehörigen vertraglichen Regelungen finden Sie in unseren Nutzungsbedingungen.

27.6 Aufbewahrung und Ihre Rechte

Bewerbungsinformationen werden nach dem Abschnitt zur Aufbewahrung dieser Datenschutzerklärung gespeichert. Sie können jederzeit unter careers@deskstack.app oder privacy@deskstack.app Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsinformationen beantragen, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen, eine Kopie in einem übertragbaren Format verlangen oder Ihre Bewerbung zurückziehen. DeskStack kann vor Bearbeitung eines Antrags vernünftigerweise erforderliche Informationen zur Identitätsprüfung verlangen und Informationen aufbewahren, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zulässig ist, etwa zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren.

28. Datenschutz bei Kindern

DeskStack ist für geschäftliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. DeskStack erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter dem nach geltendem Recht erforderlichen Alter. Erfährt DeskStack, dass Daten eines Kindes ohne angemessene Einwilligung erhoben wurden, ergreift es angemessene Maßnahmen zu deren Löschung.

Kunden müssen sicherstellen, dass sie den Dienst nicht zur Erhebung oder Verarbeitung von Informationen über Kinder einsetzen, sofern dies nicht gesetzlich zulässig und ordnungsgemäß autorisiert ist.

29. Regionale Datenschutzhinweise

Je nach Ihrem Standort können zusätzliche regionale Regelungen gelten.

Für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz können die geltenden Datenschutzgesetze Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Übertragbarkeit, Widerruf der Einwilligung und Beschwerde vorsehen. Handelt DeskStack als Auftragsverarbeiter, ist grundsätzlich der Kunde Verantwortlicher und für Endnutzeranträge zuständig.

Soweit kanadisches Datenschutzrecht gilt, behandelt DeskStack personenbezogene Daten nach den einschlägigen Datenschutzgrundsätzen für den Privatsektor, einschließlich Rechenschaftspflicht, Begrenzung der Erhebung, Nutzung und Offenlegung, Schutzmaßnahmen, Transparenz, Auskunft und Berichtigung.

Datenschutzgesetze bestimmter US-Bundesstaaten können weitere Rechte vorsehen, etwa Bestätigung der Verarbeitung, Auskunft über personenbezogene Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Erhalt einer übertragbaren Kopie, Widerspruch gegen Verkäufe, Weitergaben, zielgerichtete Werbung oder bestimmtes Profiling, Begrenzung bestimmter Nutzungen oder Offenlegungen sensibler personenbezogener Daten, Anfechtung von Entscheidungen über Datenschutzanträge und diskriminierungsfreie Rechtsausübung. Soweit solche Gesetze für DeskStack gelten, beantwortet DeskStack einschlägige Anträge nach geltendem Recht und kann vor einer Bearbeitung Identität und Befugnis des Antragstellers prüfen.

Einwohner Kaliforniens können besondere Rechte nach kalifornischem Datenschutzrecht haben, einschließlich Informations-, Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsrechten, Widerspruch gegen bestimmte Verkäufe oder Weitergaben, Begrenzung bestimmter Nutzungen sensibler personenbezogener Daten und Schutz vor Benachteiligung wegen der Ausübung von Datenschutzrechten. DeskStack verkauft personenbezogene Daten nicht gegen Geld und verkauft oder teilt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

30. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

DeskStack kann diese Datenschutzerklärung nach eigenem Ermessen gelegentlich aktualisieren, überarbeiten oder ersetzen. Änderungen werden mit ihrer Veröffentlichung wirksam, sofern nichts anderes angegeben ist.

Bei wesentlichen Änderungen kann DeskStack, soweit gesetzlich erforderlich, zusätzliche Hinweise über den Dienst, per E-Mail, auf der Website oder auf andere angemessene Weise bereitstellen. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten einer aktualisierten Datenschutzerklärung gilt als Bestätigung der aktualisierten Erklärung.

31. Kontaktinformationen

Bei Fragen, Bedenken, Beschwerden oder Anträgen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang von DeskStack mit personenbezogenen Daten können Sie DeskStack unter folgenden Adressen erreichen:

• E-Mail: privacy@deskstack.app
• Sicherheit: security@deskstack.app
• Rechtliches: legal@deskstack.app

32. Beschränkungen, Verantwortlichkeiten und vorbehaltene Rechte

Im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang übernimmt DeskStack keine Verantwortung oder Haftung für personenbezogene Daten, Kundendaten, Inhalte, Dateien, Mitteilungen, Anhänge oder sonstige Materialien, die Kunden oder Endnutzer unter Verstoß gegen geltendes Recht, diese Datenschutzerklärung, die Nutzungsbedingungen, eine einschlägige Vereinbarung oder eine Kundenpflicht einreichen, übertragen, speichern, verarbeiten, offenlegen, exportieren oder anderweitig behandeln. Kunden bleiben allein verantwortlich für Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Qualität, Vollständigkeit, Angemessenheit, Erhebung, Einreichung, Konfiguration, Nutzung, Offenlegung, Aufbewahrung und Löschung von Kundendaten einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten.

Kunden sind allein für die Konfiguration und Pflege von Kontoeinstellungen, Zugriffsberechtigungen, verbundenen Postfächern, Integrationen, Exporten, Weiterleitungsregeln, Nutzerrollen, Administratorrechten, Authentifizierungspraktiken, Drittanbieterdiensten und anderen über den Dienst oder in seinem Zusammenhang verfügbaren Einstellungen oder Konfigurationen verantwortlich. DeskStack ist nicht verantwortlich für unbefugten Zugriff, Offenlegung, Verlust, Veränderung, Löschung oder Missbrauch von Informationen infolge von Fehlkonfigurationen des Kunden, schwachen oder kompromittierten Zugangsdaten, gemeinsam genutzten Passwörtern, kompromittierten E-Mail-Konten, unsicheren Geräten, Drittanbieterintegrationen, kundenveranlassten Offenlegungen, Exporten, Weiterleitungsregeln oder der Nichteinhaltung angemessener Sicherheitspraktiken durch den Kunden oder seine autorisierten Nutzer.

Kunden sind allein dafür verantwortlich zu beurteilen, ob der Dienst für ihren vorgesehenen Einsatz geeignet ist und die für sie, ihre Endnutzer oder Kundendaten geltenden gesetzlichen, regulatorischen, vertraglichen, branchenspezifischen, Datenresidenz-, Archivierungs-, Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits-, Sicherheits- oder internen Compliance-Anforderungen erfüllt. Sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart, sichert DeskStack nicht zu und garantiert nicht, dass der Dienst kundenspezifische Compliance-, regulatorische, Datenresidenz-, Branchen-, Archivierungs- oder betriebliche Anforderungen erfüllt.

DeskStack behält sich vor, den Zugang zum Dienst ganz oder teilweise auszusetzen, zu beschränken, zu deaktivieren, zu begrenzen oder zu beenden, wenn es vernünftigerweise davon ausgeht, dass fortgesetzter Zugriff, Verarbeitung, Speicherung, Übertragung, Nutzung oder Offenlegung von Informationen rechtliche, Sicherheits-, betriebliche, Reputations-, Compliance-, finanzielle oder geschäftliche Risiken schaffen können. DeskStack kann Informationen sichern, aufbewahren, offenlegen oder verarbeiten, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um geltendes Recht einzuhalten, Vereinbarungen durchzusetzen, Missbrauch zu untersuchen, Betrug zu verhindern, Sicherheit aufrechtzuerhalten, Streitigkeiten beizulegen, Rechte zu schützen, gerichtlichen Verfahren nachzukommen oder DeskStack, Kunden, Endnutzer, Dienstleister oder die Öffentlichkeit zu schützen.

DeskStack kann aggregierte, anonymisierte oder de-identifizierte Informationen für Analysen, Leistungsvergleiche, Berichte, Produktverbesserung, Sicherheit, Marketing, Forschung, Geschäftsplanung und andere rechtmäßige Geschäftszwecke nutzen, sofern diese eine Person vernünftigerweise nicht identifizieren. DeskStack garantiert nicht, dass Kundendaten nach Löschung, Kündigung, Sperrung, Beendigung, Ablauf von Sicherungskopien, Kontoschließung oder anderem Zugriffsverlust wiederhergestellt werden können, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde. Kunden müssen eigene Kopien, Exporte und Sicherungskopien ihrer Kundendaten vorhalten, soweit ihnen diese Verantwortung nach der einschlägigen Vereinbarung obliegt.

DeskStack kann betriebliche Praktiken, Unterauftragsverarbeiter, Infrastruktur, Hosting-Umgebungen, Sicherheitsmaßnahmen, Datenverarbeitungsprozesse, technische Funktionen, Integrationen und Dienstkonfigurationen gelegentlich aktualisieren, ändern, ersetzen oder einstellen, sofern dies mit geltendem Recht und einschlägigen Vereinbarungen vereinbar ist. Diese Datenschutzerklärung beschränkt keine Rechte, Rechtsbehelfe, Einwendungen oder Schutzrechte von DeskStack aus den Nutzungsbedingungen, einschlägigen Vereinbarungen oder geltendem Recht.