Privacybeleid

Dit Privacybeleid beschrijft hoe DeskStack ("DeskStack", "wij", "ons" of "onze") Persoonsgegevens verzamelt, ontvangt, gebruikt, bewaart, verwerkt, verstrekt, doorgeeft, beschermt en anderszins behandelt in verband met onze website, ons gehoste helpdeskplatform, beheerde helpdeskdiensten, klantportalen, integraties, communicatie, gekoppelde mailboxen en aanverwante producten en diensten, gezamenlijk aangeduid als de "Dienst".

DeskStack biedt een gehost en beheerd helpdeskplatform voor bedrijven. Met de Dienst kunnen Klanten support-e-mails, tickets, berichten, contacten, interne notities, bijlagen, workflows, automatiseringen, rapportages, gekoppelde mailboxen en aanverwante supportactiviteiten beheren.

Dit Privacybeleid is bedoeld om wereldwijd van toepassing te zijn. Privacy- en gegevensbeschermingswetten kunnen verschillen naargelang het rechtsgebied waarin u, uw organisatie of uw Eindgebruikers zich bevinden. Wanneer de toepasselijke wetgeving een andere behandeling van Persoonsgegevens vereist, verwerkt DeskStack Persoonsgegevens overeenkomstig die toepasselijke wetgeving.

Door de Dienst te bezoeken of te gebruiken, een account aan te maken, een demo aan te vragen, een abonnement af te sluiten, een mailbox te koppelen, met DeskStack te communiceren of anderszins informatie aan ons te verstrekken, erkent u dat u dit Privacybeleid heeft gelezen en begrepen.

Dit Privacybeleid moet worden gelezen samen met onze Servicevoorwaarden, Verwerkersovereenkomst, Beleid voor aanvaardbaar gebruik, Cookiebeleid, Subverwerkerslijst, bestelformulier, dienstverleningsovereenkomst of enige andere toepasselijke schriftelijke overeenkomst die uw gebruik van de Dienst regelt.

1. Definities

In dit Privacybeleid betekent "Accountgegevens": Persoonsgegevens met betrekking tot een Klant, accounteigenaar, beheerder, bevoegde gebruiker, facturatiecontactpersoon, potentiële klant of andere persoon die rechtstreeks met DeskStack in contact treedt in verband met de Dienst. "Klant" betekent: elk bedrijf, elke organisatie, entiteit, eenmanszaak of andere persoon of organisatie die een abonnement op de Dienst heeft, toegang tot de Dienst heeft, de Dienst beheert of gebruikt. "Klantgegevens" betekent: alle gegevens, inhoud, bestanden, berichten, e-mails, tickets, bijlagen, contactgegevens, interne notities, metagegevens, rapporten, documenten of andere materialen die door of namens een Klant bij de Dienst worden ingediend, via de Dienst worden verzonden, daarin worden opgeslagen, daardoor worden gegenereerd, via de Dienst worden geraadpleegd, daarmee worden gesynchroniseerd of met behulp daarvan worden verwerkt.

"Eindgebruiker" betekent: iedere persoon die via de Dienst met een Klant communiceert, door een Klant wordt ondersteund of anderszins met een Klant in contact treedt, waaronder, zonder beperking, de klanten, opdrachtgevers, werknemers, opdrachtnemers, leveranciers, vertegenwoordigers of andere contacten van een Klant. "Persoonsgegevens" betekent: informatie die een identificeerbare persoon identificeert, op die persoon betrekking heeft, die persoon beschrijft, redelijkerwijs met die persoon in verband kan worden gebracht of redelijkerwijs direct of indirect aan die persoon kan worden gekoppeld, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving. "Verwerking" betekent: iedere bewerking of ieder geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder verzamelen, ontvangen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verstrekken, beperken, wissen of vernietigen. "Dienstverlener", "Verwerker" of "Subverwerker" betekent: een derde die informatie namens DeskStack of onze Klanten verwerkt.

2. Reikwijdte van dit Privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op informatie die DeskStack verwerkt in verband met onze website, ons gehoste helpdeskplatform, accountregistratie en -beheer, onboarding en inrichting voor klanten, diensten voor het omzetten van e-mail in tickets, beheerde hostingdiensten, gekoppelde mailboxen, integraties, facturatie- en betalingsadministratie, support, verkoop- en demoaanvragen, beveiliging, monitoring en fraudepreventie, analyses en verbetering van de dienstverlening, en iedere andere interactie met DeskStack of ieder ander gebruik van de Dienst.

Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites, applicaties, diensten, platforms, integraties of systemen van derden die DeskStack niet bezit of beheert, ook niet wanneer dergelijke diensten van derden via de Dienst zijn gelinkt, daarmee zijn geïntegreerd of verbonden, of via de Dienst toegankelijk zijn. Het gebruik van diensten van derden door de Klant is onderworpen aan de eigen voorwaarden, privacyverklaringen en gegevensverwerkingspraktijken van de betreffende derde.

3. Personen op wie dit Privacybeleid betrekking heeft

DeskStack kan Persoonsgegevens verzamelen en verwerken van personen die met DeskStack of de Dienst in contact treden, waaronder, zonder beperking, websitebezoekers, potentiële Klanten, Klanten, accounteigenaren, beheerders, bevoegde gebruikers, facturatiecontactpersonen, supportcontactpersonen, verkoopcontactpersonen, ontvangers van marketingberichten, personen die zich inschrijven voor demo's, webinars, evenementen, proefperiodes of promotieactiviteiten, sollicitanten, kandidaten en andere personen die solliciteren naar of belangstelling tonen voor een functie bij DeskStack, personeel van Klanten, leveranciers, partners, opdrachtnemers, dienstverleners en personen die met DeskStack communiceren via e-mail, formulieren, chat, telefoon, supporttickets, gekoppelde mailboxen of andere middelen.

Wanneer DeskStack Klantgegevens namens een Klant verwerkt, waaronder informatie over Eindgebruikers, worden de verzameling en het gebruik van die informatie door de Klant doorgaans geregeld door de privacyverklaring van de Klant en de toepasselijke overeenkomst met DeskStack. Eindgebruikers dienen privacyvragen en -verzoeken over Klantgegevens aan de betreffende Klant te richten, tenzij de toepasselijke wetgeving anders voorschrijft.

4. De rol van DeskStack

DeskStack kan Persoonsgegevens in verschillende hoedanigheden verwerken, afhankelijk van de aard en context van de Verwerking.

4.1 DeskStack als Verwerker of Dienstverlener

Wanneer een Klant DeskStack gebruikt om support-e-mails, tickets, berichten, bijlagen, contacten, interne notities, gegevens uit gekoppelde mailboxen en aanverwante Klantgegevens te ontvangen, beheren, bewaren, ordenen, routeren, beantwoorden, synchroniseren, raadplegen of anderszins te verwerken, verwerkt DeskStack deze Klantgegevens doorgaans namens de Klant. In die context bepaalt de Klant de doeleinden en middelen van de Verwerking van Klantgegevens en blijft de Klant verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, rechtmatigheid, volledigheid en geschiktheid van de Klantgegevens.

De Klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van alle vereiste privacyverklaringen aan Eindgebruikers, het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen, machtigingen of goedkeuringen, het vaststellen van de toepasselijke rechtsgrond voor de Verwerking en het beantwoorden van privacyverzoeken van Eindgebruikers, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. DeskStack verwerkt Klantgegevens hoofdzakelijk om de Dienst te leveren, onderhouden, beveiligen, ondersteunen, problemen op te lossen, te beheren en te verbeteren. DeskStack heeft geen zeggenschap over de door Klanten of Eindgebruikers ingediende inhoud en controleert, onderschrijft, keurt goed, monitort of bepaalt die inhoud niet.

4.2 DeskStack als Verwerkingsverantwoordelijke of onderneming

DeskStack kan optreden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onderneming of in een vergelijkbare hoedanigheid wanneer wij informatie voor onze eigen bedrijfsdoeleinden verwerken. Deze doeleinden kunnen, zonder beperking, omvatten: het exploiteren van onze website, het beheren van Klantaccounts en abonnementen, het verwerken van facturatie en betalingen, het beantwoorden van support-, verkoop-, demo- of zakelijke vragen, het verzenden van dienstgerelateerde berichten, het beveiligen en monitoren van de Dienst, het voorkomen van fraude, misbruik, onbevoegde toegang of oneigenlijk gebruik, het verbeteren, ontwikkelen en beheren van de Dienst, het voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, vennootschapsrechtelijke of toezichtsverplichtingen, het handhaven van onze overeenkomsten en het vermarkten van de diensten van DeskStack voor zover wettelijk toegestaan.

5. Informatie die wij verzamelen

Welke informatie DeskStack verzamelt, hangt af van de wijze waarop u met ons in contact treedt, uw organisatie de Dienst gebruikt en de Klant zijn account, werkruimte, integraties, gekoppelde mailboxen en verbonden diensten configureert en beheert.

5.1 Rechtstreeks verstrekte informatie

Wij kunnen informatie verzamelen die u of uw organisatie rechtstreeks aan ons verstrekt, waaronder, zonder beperking, uw naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfs- of organisatienaam, functietitel, facturatiecontactgegevens, inloggegevens, naam van de werkruimte, gegevens over de huisstijl van het bedrijf, gegevens voor de inrichting van de helpdesk, supportverzoeken, demoaanvragen, verkoopvragen, feedback, antwoorden op enquêtes, technische configuratiegegevens, bestanden, schermafbeeldingen, bijlagen en alle andere informatie die u aan DeskStack wenst te verstrekken.

5.2 Account- en beheergegevens

Wanneer u een DeskStack-account aanmaakt, beheert, raadpleegt of gebruikt, kunnen wij gegevens verzamelen over de accounteigenaar, beheerders en medewerkers, gebruikersrollen en machtigingen, inlogregistraties, de authenticatiemethode, het abonnementsplan, de facturatiestatus, factuurhistorie, betalingsstatus, werkruimte-instellingen, gekoppelde domeinen, gekoppelde mailboxen, configuratievoorkeuren, gebruikslimieten, activiteiten binnen de Dienst en aanverwante metagegevens.

5.3 Klantgegevens die via de Dienst worden verwerkt

Klanten en Eindgebruikers kunnen via de Dienst Klantgegevens indienen of genereren, waaronder, zonder beperking, de inhoud van supporttickets, inkomende en uitgaande e-mails, namen en e-mailadressen, telefoonnummers, bedrijfsnamen, berichtinhoud, bijlagen, interne notities, tags, prioriteiten, statussen, toewijzingen, ticketgeschiedenis, antwoordgeschiedenis, tijdstempels, metagegevens over bezorging, gegevens over de oorspronkelijke mailbox, workflow- en automatiseringsactiviteiten en rapporten die op basis van helpdeskgebruik worden gegenereerd. De specifieke categorieën Klantgegevens die via de Dienst worden verwerkt, zijn afhankelijk van de configuratie, het gebruiksdoel, de integraties, accountinstellingen, verbonden diensten en instructies van de Klant.

5.4 E-mail-, mailbox- en communicatiegegevens

Als een Klant een e-mailaccount, mailbox, doorstuuradres, SMTP-provider, IMAP-account, Microsoft 365-account, Google Workspace-account, Gmail-account, Outlook-account of vergelijkbare e-mail- of communicatiedienst koppelt, kan DeskStack informatie verwerken die nodig is voor het omzetten van e-mails in tickets, uitgaande berichten, routering, synchronisatie, authenticatie, afhandeling van antwoorden, het aanmaken van tickets, supportworkflows en aanverwante functionaliteit. Deze informatie kan, zonder beperking, mailboxadressen, afzender- en ontvangergegevens, onderwerpregels, berichtteksten, bijlagen, headers, tijdstempels, bezorgstatus, antwoordreeksen, mailboxconfiguratiegegevens, authenticatietokens of inloggegevens waar van toepassing, routeringsgegevens en synchronisatiegegevens omvatten.

Klanten zijn als enige verantwoordelijk voor het waarborgen dat zij bevoegd zijn en een rechtsgrond hebben om mailboxen te koppelen, e-mailcommunicatie te verwerken, informatie via de Dienst te verzenden en DeskStack toe te staan deze informatie te raadplegen of te verwerken voor het leveren van de Dienst.

5.5 Betalings- en facturatiegegevens

DeskStack kan facturatiegegevens verzamelen, waaronder de naam, het e-mailadres en adres voor facturatie, belastinggegevens, factuurhistorie, het abonnementsplan, de betalingsstatus, transactie-identificatoren, het type betaalmethode en beperkte betalingsmetagegevens die onze betalingsverwerker verstrekt. Betalingen worden verwerkt door externe betalingsverwerkers. DeskStack bewaart geen volledige betaalkaartnummers op zijn eigen systemen.

5.6 Automatisch verzamelde informatie

Wanneer u onze website bezoekt of de Dienst gebruikt, kunnen wij automatisch technische, diagnostische, beveiligings- en gebruiksinformatie verzamelen, waaronder, zonder beperking, IP-adres, browsertype en -versie, apparaattype, besturingssysteem, schermresolutie, taalinstellingen, verwijzende URL, bekeken pagina's, aangeklikte links, gebruikte functies, sessieduur, inlogactiviteit, geschatte locatie op basis van het IP-adres, foutlogboeken, diagnostische gegevens, systeemprestatiegegevens, auditlogboeken, beveiligingslogboeken, cookie-identificatoren en analysegebeurtenissen.

5.7 Informatie van derden

DeskStack kan informatie ontvangen van derden, waaronder betalingsverwerkers, authenticatieaanbieders, e-mailproviders, hosting- en infrastructuuraanbieders, analyseaanbieders, marketingplatforms, tools voor klantenondersteuning, integratiepartners, verwijzers, beveiligings- en fraudepreventiediensten en Klanten die gebruikers voor de Dienst uitnodigen. Als u inlogt via een externe identiteitsprovider, zoals Google, Microsoft of een andere aanbieder, kunnen wij informatie ontvangen zoals uw naam, e-mailadres, profielfoto, authenticatiestatus, accountidentificatoren en aanverwante informatie die die aanbieder beschikbaar stelt.

5.8 Informatie voor werving en sollicitaties

Als u naar een functie bij DeskStack solliciteert via onze vacaturepagina, per e-mail, via een doorverwijzing of op enige andere wijze, verzamelen wij de informatie die u verstrekt, waaronder, zonder beperking, uw naam, e-mailadres, telefoonnummer indien verstrekt, de stad, het land of de regio waar u gevestigd bent, de functie waarnaar u solliciteert, links die u verstrekt zoals het adres van een professioneel profiel, coderepository of portfolio, uw begeleidende bericht en uw curriculum vitae, cv of ieder ander document dat u bijvoegt.

De door u bijgevoegde documenten kunnen aanvullende informatie bevatten, waaronder, zonder beperking, uw arbeidsverleden, opleiding, kwalificaties, certificeringen, talenkennis, lidmaatschappen van beroepsorganisaties en alle andere gegevens die u opneemt. Wij kunnen ook informatie genereren of ontvangen tijdens het wervingsproces, waaronder, zonder beperking, gespreksnotities, resultaten van beoordelingen of opdrachten, feedback van interviewers, correspondentie over de planning, salarisverwachtingen, opzegtermijn, de bevoegdheid of het recht om in het betreffende rechtsgebied te werken en correspondentie tussen u en DeskStack over uw sollicitatie.

Wanneer dit relevant is voor de functie en de toepasselijke wetgeving het toestaat, kunnen wij informatie verzamelen bij door u opgegeven referenties of via controles van uw achtergrond, opleiding, arbeidsverleden of recht om te werken. Wij informeren u voordat een dergelijke controle wordt uitgevoerd en verkrijgen uw toestemming wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist. Sollicitaties die via het sollicitatieformulier worden ingediend, worden afgeleverd in een wervingsmailbox van DeskStack en worden niet verwerkt via, opgeslagen in of toegankelijk gemaakt vanuit enige Klantomgeving van de Dienst.

Neem in een sollicitatie geen informatie op die niet relevant is voor de functie, en neem in het bijzonder geen bijzondere categorieën Persoonsgegevens op, zoals informatie waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, seksuele gerichtheid of strafrechtelijke gegevens blijken, tenzij wij hier specifiek om vragen of de toepasselijke wetgeving de verzameling ervan vereist. Wanneer u dergelijke informatie uit eigen beweging verstrekt, stemt u ermee in dat DeskStack deze als onderdeel van uw sollicitatie bewaart, en kan DeskStack deze informatie onleesbaar maken of verwijderen.

6. Toelichting over Google API en gekoppelde mailboxen

Als een Klant of bevoegde gebruiker een Google Workspace-, Gmail-, Microsoft 365-, Outlook-, IMAP-, SMTP-account, doorstuuradres of ander e-mailaccount aan de Dienst koppelt, kan DeskStack informatie uit dat gekoppelde account raadplegen, verwerken, doorzenden, opslaan en weergeven voor zover redelijkerwijs nodig voor het omzetten van e-mails in tickets, uitgaande antwoorden, mailboxsynchronisatie, routering, het aanmaken van tickets, supportworkflows, probleemoplossing, beveiliging en aanverwante functionaliteit. Deze informatie kan mailboxidentificatoren, e-mailadressen, berichtheaders, onderwerpregels, berichtteksten, bijlagen, tijdstempels, afzender- en ontvangergegevens, authenticatietokens, synchronisatiemetagegevens en aanverwante e-mailinhoud omvatten.

Wanneer DeskStack informatie raadpleegt die is ontvangen van Google APIs, blijven het gebruik en de doorgifte van die informatie door DeskStack beperkt tot het leveren en verbeteren van gebruikersgerichte functies van de Dienst, het handhaven van de beveiliging, het voorkomen van misbruik, probleemoplossing, naleving van toepasselijke wetgeving en andere doeleinden die zijn toegestaan onder het toepasselijke Google API-beleid. DeskStack zal informatie die is ontvangen van Google Workspace APIs niet gebruiken om algemene modellen voor kunstmatige intelligentie of machinaal leren te ontwikkelen, verbeteren of trainen, tenzij dit uitdrukkelijk is bekendgemaakt en toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving en het toepasselijke platformbeleid. Klanten blijven verantwoordelijk voor het waarborgen dat zij bevoegd zijn en een rechtsgrond hebben om een mailbox of e-mailaccount aan de Dienst te koppelen en DeskStack toe te staan e-mailinhoud en aanverwante informatie via de Dienst te verwerken.

7. Hoe wij informatie gebruiken

DeskStack kan Persoonsgegevens gebruiken voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden en voor andere doeleinden die de toepasselijke wetgeving toestaat.

7.1 Levering en exploitatie van de Dienst

DeskStack gebruikt informatie om accounts aan te maken en te onderhouden, werkruimtes beschikbaar te stellen, helpdesks van Klanten te hosten, inkomende en uitgaande tickets te verwerken, e-mails te verzenden en te ontvangen, berichten te routeren, gekoppelde mailboxen te synchroniseren, toewijzingen, tags, statussen, notities, automatiseringen en workflows mogelijk te maken, rapporten en dashboards te bieden, integraties te ondersteunen, gebruikerssessies te onderhouden, technische ondersteuning te bieden, onboarding en inrichting uit te voeren en de Dienst anderszins te exploiteren.

7.2 Accountbeheer en facturatie

DeskStack gebruikt informatie om abonnementen te verwerken, facturen uit te reiken, de betalingsstatus te beheren, verschuldigde bedragen te innen, accounteigendom te verifiëren, te communiceren over verlengingen, planwijzigingen, mislukte betalingen, opzeggingen en accountproblemen, en boekhoudkundige, fiscale, audit-, financiële en bedrijfsadministraties bij te houden.

7.3 Communicatie

DeskStack kan informatie gebruiken om vragen te beantwoorden, supportberichten te verzenden, onboarding-instructies te verstrekken, productupdates te geven, beveiligingsmeldingen te verzenden, administratieve berichten te verzenden, dienstaankondigingen te versturen, marketingberichten te verzenden voor zover wettelijk toegestaan en om feedback te vragen.

7.4 Beveiliging, misbruikpreventie en integriteit van de Dienst

DeskStack kan informatie gebruiken om onbevoegde toegang op te sporen, fraude, spam, misbruik, malware, phishing of schadelijke activiteiten te voorkomen, systeemactiviteiten te monitoren, verdacht gedrag te onderzoeken, onze Servicevoorwaarden te handhaven, de rechten, eigendommen en veiligheid van DeskStack, Klanten, Eindgebruikers en anderen te beschermen en logboeken bij te houden voor beveiliging, naleving en operationele doeleinden.

7.5 Verbetering en ontwikkeling

DeskStack kan informatie gebruiken om gebruikspatronen te begrijpen, fouten op te lossen, prestaties te verbeteren, nieuwe functies te testen, productverbeteringen te ontwikkelen, trends te analyseren, de gebruikerservaring te onderhouden en te verbeteren, en geaggregeerde, geanonimiseerde of gedeïdentificeerde inzichten te creëren. DeskStack kan activiteiten binnen de Dienst, gebruiksmetagegevens, diagnostische informatie, prestatiegegevens, configuratiegegevens en geaggregeerde of gedeïdentificeerde informatie gebruiken om de Dienst te exploiteren, beveiligen, ondersteunen, analyseren, verbeteren en ontwikkelen. DeskStack gebruikt Klantgegevens niet voor reclame gericht op Eindgebruikers en zal Klantgegevens niet gebruiken om openbare modellen voor kunstmatige intelligentie van derden te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk is bekendgemaakt of overeengekomen.

7.6 Naleving van wettelijke, regelgevende en contractuele verplichtingen

DeskStack kan informatie gebruiken om toepasselijke wet- en regelgeving na te leven, op rechtmatige verzoeken te reageren, verplichte registers bij te houden, overeenkomsten te handhaven, geschillen op te lossen, zich tegen rechtsvorderingen te verdedigen en fiscale, boekhoudkundige, vennootschapsrechtelijke, regelgevende, beveiligings- en andere wettelijke verplichtingen na te komen.

8. Rechtsgronden voor Verwerking

Wanneer de toepasselijke wetgeving een rechtsgrond voor Verwerking vereist, kan DeskStack Persoonsgegevens verwerken op een of meer rechtsgronden, waaronder de uitvoering van een overeenkomst, toestemming, naleving van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bescherming van rechten en veiligheid, Verwerking namens Klanten volgens hun instructies en iedere andere rechtsgrond die op grond van de toepasselijke wetgeving beschikbaar is.

De gerechtvaardigde belangen van DeskStack kunnen omvatten: het exploiteren van de Dienst, het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van fraude, het verbeteren van onze producten, het communiceren met zakelijke gebruikers, het handhaven van overeenkomsten, het bijhouden van administratie, het ontwikkelen van ons bedrijf, het ondersteunen van Klanten en het beschermen van DeskStack, Klanten, Eindgebruikers, dienstverleners en het publiek. Voor Klantgegevens is de Klant doorgaans verantwoordelijk voor het vaststellen van de toepasselijke rechtsgrond voor het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens die bij de Dienst worden ingediend of via de Dienst worden verwerkt.

9. Hoe wij informatie verstrekken

DeskStack verkoopt geen Persoonsgegevens in ruil voor geld. DeskStack kan informatie verstrekken zoals beschreven in dit Privacybeleid, met toestemming van Klanten, voor zover nodig om de Dienst te leveren, zoals vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving, of zoals anderszins bepaald in een toepasselijke overeenkomst.

9.1 Dienstverleners en Subverwerkers

DeskStack kan informatie verstrekken aan externe dienstverleners, leveranciers, opdrachtnemers en subverwerkers die ons helpen bij het exploiteren, beveiligen, ondersteunen, onderhouden en verbeteren van de Dienst. Deze derden kunnen aanbieders omvatten van cloudinfrastructuur, databasehosting, bestandsopslag, back-ups, monitoring, logboekregistratie, analyses, e-mailbezorging, domein- en DNS-diensten, betalingsverwerking, facturatiebeheer, klantenondersteuning, beveiligingstools, authenticatie, foutopsporing, juridische diensten, boekhoudkundige diensten, fiscale diensten en andere professionele of operationele diensten.

Deze aanbieders mogen informatie uitsluitend verwerken voor zover nodig om diensten aan DeskStack te leveren of zoals anderszins toegestaan door de toepasselijke wetgeving en overeenkomst. Een actuele lijst van subverwerkers kan op verzoek beschikbaar worden gesteld of afzonderlijk worden gepubliceerd. DeskStack kan zijn subverwerkers van tijd tot tijd wijzigen naarmate ons bedrijf, onze infrastructuur, leveranciers en de Dienst zich ontwikkelen.

9.2 Verstrekkingen op aanwijzing van de Klant

DeskStack kan informatie verstrekken, verzenden, exporteren of beschikbaar stellen wanneer een Klant daartoe opdracht geeft, dit configureert, toestaat of inschakelt, onder meer via integraties, gekoppelde mailboxen, doorstuurregels, exports, API-toegang, webhooks, rapporten, beheerdershandelingen, gebruikersmachtigingen of door de Klant ingeschakelde tools van derden. DeskStack is niet verantwoordelijk voor diensten van derden, ontvangers, exports, integraties, configuraties of verstrekkingen op aanwijzing van de Klant.

9.3 Verstrekkingen voor wettelijke naleving

DeskStack kan informatie verstrekken wanneer wij van mening zijn dat dit redelijkerwijs nodig is om de toepasselijke wetgeving na te leven, te voldoen aan gerechtelijke procedures, te reageren op rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties, onze overeenkomsten te handhaven, bescherming te bieden tegen fraude, misbruik of beveiligingsdreigingen, overtredingen te onderzoeken, onze rechten, eigendommen of veiligheid te beschermen, Klanten, Eindgebruikers, dienstverleners of het publiek te beschermen, of ons tegen rechtsvorderingen te verdedigen.

9.4 Bedrijfstransacties

DeskStack kan informatie verstrekken of overdragen in verband met een fusie, overname, financiering, reorganisatie, faillissement, verkoop van activa, bedrijfsherstructurering, boekenonderzoek, overdracht van bedrijfsactiviteiten of vergelijkbare transactie. In dergelijke omstandigheden kan informatie worden verstrekt aan adviseurs, potentiële kopers, investeerders, kredietverstrekkers, rechtsopvolgers of andere betrokken partijen, met inachtneming van passende vertrouwelijkheidswaarborgen waar van toepassing.

Bij een bedrijfstransactie kunnen Klantaccounts, Accountgegevens, Klantgegevens, overeenkomsten, gebruiksregistraties, facturatiegegevens, dienstconfiguraties en aanverwante informatie behoren tot de activa die worden overgedragen of verstrekt, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en passende vertrouwelijkheidswaarborgen waar van toepassing.

9.5 Gelieerde en verbonden entiteiten

DeskStack kan informatie verstrekken aan gelieerde ondernemingen, dochterondernemingen, moedermaatschappijen, verbonden entiteiten of entiteiten onder gemeenschappelijke zeggenschap voor doeleinden die verenigbaar zijn met dit Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving.

9.6 Geaggregeerde of gedeïdentificeerde informatie

DeskStack kan geaggregeerde, geanonimiseerde of gedeïdentificeerde informatie waarmee redelijkerwijs geen persoon kan worden geïdentificeerd, gebruiken en verstrekken voor analyses, benchmarking, rapportage, productverbetering, marketing, beveiliging, onderzoek, bedrijfsplanning en andere rechtmatige bedrijfsdoeleinden.

10. Klantgegevens

Klanten blijven verantwoordelijk voor Klantgegevens die bij de Dienst worden ingediend of via de Dienst worden verwerkt. DeskStack heeft geen zeggenschap over de inhoud van Klantgegevens en beoordeelt, verifieert, keurt goed of bepaalt deze niet. Klanten zijn als enige verantwoordelijk voor de juistheid, kwaliteit, rechtmatigheid, volledigheid en geschiktheid van Klantgegevens, de wijze waarop Klantgegevens worden verkregen, de rechtsgrond voor de Verwerking van Klantgegevens, het verstrekken van vereiste kennisgevingen, het verkrijgen van vereiste toestemmingen, machtigingen of goedkeuringen, de afhandeling van verzoeken van Eindgebruikers en de configuratie van accountmachtigingen, bevoegde gebruikers, gekoppelde mailboxen, domeinen, integraties, exports en aanverwante instellingen.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het waarborgen dat Klantgegevens geen toepasselijke wetgeving schenden en geen verboden, onnodige, bovenmatige of onrechtmatig verzamelde gevoelige informatie bevatten. Klanten zijn tevens verantwoordelijk voor het beoordelen of de Dienst geschikt is voor hun beoogde gebruik en of de Dienst voldoet aan de op hen toepasselijke wettelijke, regelgevende, contractuele, gegevenslocatie-, archiverings-, bewaar-, beveiligings-, vertrouwelijkheids- of sectorspecifieke vereisten. DeskStack kan Klantgegevens raadplegen wanneer dit nodig is om ondersteuning te bieden, problemen op te lossen, de beveiliging te handhaven, misbruik te onderzoeken, de wet na te leven, schade te voorkomen, overeenkomsten te handhaven of zoals anderszins toegestaan door de toepasselijke overeenkomst of wetgeving.

11. Gevoelige informatie

DeskStack is een algemeen zakelijk helpdeskplatform dat e-mails omzet in tickets. Het is niet specifiek ontworpen voor het opslaan of verwerken van zeer gevoelige, gereguleerde, bijzondere of aan beperkingen onderworpen informatie, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Klanten dienen geen gevoelige informatie in te dienen, op te vragen of de indiening ervan toe te staan, tenzij zij hebben vastgesteld dat die Verwerking rechtmatig, noodzakelijk, evenredig en passend beveiligd is.

Gevoelige informatie kan, afhankelijk van het rechtsgebied, omvatten: gezondheidsgegevens, medische dossiers, biometrische gegevens, door de overheid toegekende identificatienummers, financiële rekeningnummers, betaalkaartgegevens, nauwkeurige geolocatiegegevens, informatie over kinderen, informatie waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, genetische gegevens, strafrechtelijke gegevens, vertrouwelijke juridische informatie en gereguleerde sectorinformatie. DeskStack wijst verantwoordelijkheid af voor het door de Klant indienen, verzamelen of Verwerken van gevoelige informatie in strijd met onze Servicevoorwaarden, de toepasselijke wetgeving, dit Privacybeleid of enige toepasselijke overeenkomst.

12. Cookies en trackingtechnologieën

DeskStack kan cookies, pixels, lokale opslag, apparaatidentificatoren en vergelijkbare technologieën gebruiken om de Dienst te exploiteren, beveiligen, analyseren en verbeteren. Deze technologieën kunnen omvatten: strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie, beveiliging, sessiebeheer, accounttoegang en de werking van de Dienst; functionele cookies die voorkeuren, instellingen en gebruikerskeuzes helpen onthouden; analysecookies die ons helpen het gebruik van de website en de Dienst te begrijpen, problemen op te lossen, prestaties te meten en de Dienst te verbeteren; en marketingcookies die kunnen worden gebruikt om de effectiviteit van campagnes te meten of relevante marketing te bieden, voor zover wettelijk toegestaan of met de vereiste toestemming.

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen of via een door ons beschikbaar gestelde tool voor cookievoorkeuren. Sommige cookies zijn nodig voor de juiste werking van de Dienst. Als u noodzakelijke cookies uitschakelt, werken delen van de Dienst mogelijk niet goed. Sommige browsers of apparaten kunnen "Do Not Track"-signalen of vergelijkbare signalen verzenden. Omdat er geen uniforme sectorstandaard bestaat voor de reactie op dergelijke signalen, reageert DeskStack mogelijk niet op al deze signalen, tenzij de toepasselijke wetgeving dit vereist. Waar wettelijk vereist, respecteert DeskStack toepasselijke afmeldvoorkeursignalen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en technische haalbaarheid.

13. Kunstmatige intelligentie, automatisering en voorgestelde resultaten

DeskStack kan functies voor kunstmatige intelligentie, machinaal leren, automatisering, ticketclassificatie, voorgestelde antwoorden, samenvattingen, sentimentdetectie, routering, tagging of vergelijkbare functies aanbieden of later introduceren. Deze functies kunnen Klantgegevens verwerken om resultaten, aanbevelingen, classificaties, suggesties, samenvattingen of andere geautomatiseerde of door AI ondersteunde inhoud te genereren.

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, kunnen geautomatiseerde of door AI ondersteunde resultaten onvolledig, onjuist, verouderd, ongepast, ongeschikt of anderszins foutief zijn. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beoordelen van resultaten voordat zij daarop vertrouwen, deze voor zakelijke doeleinden gebruiken, daarop beslissingen baseren of deze aan Eindgebruikers verzenden. Klanten blijven verantwoordelijk voor alle beslissingen, communicatie, handelingen, nalatigheden en gevolgen die voortvloeien uit of verband houden met hun gebruik van geautomatiseerde of door AI ondersteunde functies. DeskStack garandeert niet dat geautomatiseerde of door AI ondersteunde resultaten juist, rechtmatig, passend, volledig, actueel, niet-inbreukmakend of foutloos zijn. DeskStack zal Klantgegevens niet gebruiken om openbare AI-modellen van derden te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk is bekendgemaakt of overeengekomen.

14. Bewaartermijnen

DeskStack bewaart Persoonsgegevens zolang als redelijkerwijs nodig is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden, tenzij de toepasselijke wetgeving een langere bewaartermijn vereist of toestaat. Bewaartermijnen kunnen afhangen van de accountstatus, abonnementsvoorwaarden, instructies van de Klant, back-upcycli, wettelijke verplichtingen, fiscale en boekhoudkundige vereisten, behoeften bij geschillenbeslechting, beveiligingsvereisten, fraudepreventie, operationele behoeften, contractuele verplichtingen en gerechtvaardigde bedrijfsbehoeften.

Actieve Accountgegevens worden doorgaans bewaard zolang het account actief is. Gegevens van gesloten accounts kunnen gedurende een redelijke termijn na sluiting worden bewaard voor herstel, wettelijke naleving, beveiliging, facturatie, geschillen of operationele doeleinden. Klantgegevens worden bewaard overeenkomstig het toepasselijke abonnement, de accountinstellingen, overeenkomst, back-upcyclus, instructies van de Klant en wettelijke vereisten. Facturatiegegevens worden bewaard voor zover vereist of toegestaan voor fiscale, boekhoudkundige, audit-, juridische en financiële doeleinden. Back-ups worden gedurende een beperkte termijn bewaard volgens de back-up- en noodherstelpraktijken van DeskStack voordat zij worden overschreven of verwijderd. Beveiligings- en auditlogboeken worden bewaard zolang dit nodig is voor beveiliging, fraudepreventie, onderzoeken, naleving en operationele integriteit. Marketinggegevens worden bewaard totdat u zich afmeldt of om verwijdering verzoekt, tenzij een andere rechtsgrond geldt; beperkte uitsluitingsregistraties kunnen worden bewaard om afmeldverzoeken te respecteren.

Verwijdering uit actieve systemen leidt mogelijk niet onmiddellijk tot verwijdering uit back-ups, archieven, logboeken, wettelijk verplichte registraties of systemen waarin verwijdering technisch onhaalbaar of commercieel onredelijk is, mits deze informatie beschermd blijft en uitsluitend wordt bewaard voor zover wettelijk vereist of toegestaan.

Wervingsgegevens worden bewaard gedurende het betreffende wervingsproces en, tenzij u om eerdere verwijdering verzoekt, tot maximaal twaalf maanden daarna, zodat DeskStack u in aanmerking kan nemen voor andere of toekomstige vacatures, vervolgvragen kan beantwoorden en, waar van toepassing, verplichtingen inzake registratie, gelijke kansen en non-discriminatie kan naleven. Wanneer een langere bewaartermijn nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of anderszins vereist of toegestaan is door de toepasselijke wetgeving, kan informatie gedurende die termijn worden bewaard. Wanneer een sollicitatie leidt tot een aanbod van een arbeidsovereenkomst of opdracht, kan de relevante informatie als onderdeel van het daaruit voortvloeiende personeelsdossier worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke arbeids- en registratiewetgeving.

15. Beveiliging

DeskStack past commercieel redelijke administratieve, technische en organisatorische waarborgen toe die zijn ontworpen om Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, onbevoegde verstrekking of toegang. Deze waarborgen kunnen omvatten: versleuteling tijdens verzending, toegangscontroles, rolgebonden machtigingen, wachtwoordbeveiliging, authenticatiecontroles, netwerkbeveiligingsmaatregelen, firewalls, monitoring, back-ups, auditlogboeken, beperkte interne toegang, leveranciersbeoordeling, geheimhoudingsverplichtingen, incidentresponsprocedures, software-updates, kwetsbaarhedenbeheer en veilige configuratiepraktijken.

DeskStack kan een afzonderlijk document over beveiliging, vertrouwen of technische en organisatorische maatregelen bijhouden waarin bepaalde beveiligingspraktijken, controles of waarborgen nader worden beschreven; een dergelijk document dient echter uitsluitend ter informatie, tenzij het uitdrukkelijk in een schriftelijke overeenkomst is opgenomen.

Geen enkele methode van verzending, opslag, hosting of elektronische Verwerking is volledig veilig. DeskStack waarborgt of garandeert niet dat Persoonsgegevens absoluut veilig zijn of dat onbevoegde toegang, hacking, gegevensverlies, verstrekking, misbruik, onderbrekingen of beveiligingsincidenten nooit zullen voorkomen. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beveiligen van hun eigen accounts, het gebruiken van sterke wachtwoorden, het inschakelen van beschikbare beveiligingsfuncties, het beheren van gebruikersmachtigingen, het verwijderen van inactieve gebruikers, het beschermen van gekoppelde mailboxen, het beveiligen van hun eigen apparaten en netwerken, het waarborgen dat bevoegde gebruikers het beleid van de Klant naleven en het onverwijld melden aan DeskStack van vermoedelijke onbevoegde toegang.

16. Beveiligingsincidenten

Als DeskStack kennis krijgt van een beveiligingsincident waarbij Persoonsgegevens betrokken zijn, onderzoeken wij dit en nemen wij maatregelen die wij onder de omstandigheden passend achten, waaronder mogelijk beheersing, beperking van gevolgen, herstel en kennisgeving. Waar wettelijk vereist, stelt DeskStack getroffen Klanten, personen, toezichthouders of andere partijen in kennis overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en actuele contactgegevens zodat DeskStack beveiligingsmeldingen kan doen. DeskStack is niet verantwoordelijk voor vertragingen of het uitblijven van kennisgevingen als gevolg van onjuiste, verouderde, niet-beschikbare of niet-functionerende contactgegevens van de Klant.

17. Internationale doorgiften en gegevenslocatie

DeskStack is bedoeld als wereldwijd SaaS-aanbod. DeskStack en zijn dienstverleners kunnen informatie raadplegen, opslaan, verwerken, doorgeven en verstrekken in meerdere landen, waaronder andere landen dan waar u, uw organisatie of uw Eindgebruikers zich bevinden. Deze landen kunnen wetten inzake privacy, beveiliging, overheidstoegang en gegevensbescherming hebben die afwijken van die in uw rechtsgebied.

Waar wettelijk vereist, kan DeskStack gebruikmaken van doorgiftemechanismen zoals contractuele waarborgen, verwerkersovereenkomsten, standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten, doorgifte-effectbeoordelingen, instructies van de Klant, toestemming of andere rechtmatige mechanismen. DeskStack maakt geen aanspraak op deelname aan enig certificeringskader voor grensoverschrijdende gegevensdoorgifte, tenzij dit uitdrukkelijk is vermeld in een afzonderlijke door DeskStack gepubliceerde kennisgeving. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, garandeert DeskStack niet dat Klantgegevens uitsluitend in een specifiek land, provincie, staat, regio of datacenter worden opgeslagen of verwerkt. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beoordelen of hun gebruik van de Dienst voldoet aan hun eigen vereisten inzake gegevenslocatie, lokalisatie, grensoverschrijdende doorgifte, regelgeving, overeenkomsten, sectorspecifieke regels, archivering of intern beleid.

18. Subverwerkers

DeskStack kan subverwerkers inzetten voor infrastructuur, hosting, opslag, betalingen, monitoring, logboekregistratie, e-mailbezorging, analyses, support, beveiliging, authenticatie, back-ups en andere diensten. DeskStack kan zijn subverwerkers van tijd tot tijd wijzigen. Een lijst van subverwerkers kan op verzoek beschikbaar worden gesteld of afzonderlijk worden gepubliceerd.

Door de Dienst te gebruiken, machtigen Klanten DeskStack om subverwerkers in te schakelen voor zover redelijkerwijs nodig om de Dienst te leveren, beveiligen, ondersteunen, onderhouden en verbeteren, met inachtneming van de toepasselijke contractuele verplichtingen.

19. Privacyrechten

Afhankelijk van uw locatie en de toepasselijke wetgeving kunt u bepaalde rechten hebben met betrekking tot uw Persoonsgegevens, waaronder het recht om bevestiging te vragen of DeskStack uw Persoonsgegevens verwerkt, inzage in Persoonsgegevens te vragen, correctie van onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens te vragen, verwijdering of wissing van Persoonsgegevens te vragen, beperking van Verwerking te vragen, bezwaar te maken tegen bepaalde Verwerking, overdraagbaarheid van Persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat te vragen, toestemming in te trekken wanneer de Verwerking op toestemming berust, u af te melden voor bepaalde marketingberichten, u af te melden voor bepaalde verkoop, deling, gerichte reclame of profilering waar van toepassing, beroep in te stellen tegen een besluit op een privacyverzoek wanneer wettelijk vereist, of een klacht in te dienen bij een bevoegde privacy- of gegevensbeschermingsautoriteit.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met DeskStack via privacy@deskstack.app. DeskStack kan informatie verlangen die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit, bevoegdheid en verzoek te verifiëren voordat actie wordt ondernomen. DeskStack kan verzoeken afwijzen, beperken, daarvoor een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren daaraan te voldoen voor zover wettelijk toegestaan, onder meer wanneer verzoeken buitensporig, herhaaldelijk, ongegrond, wettelijk beperkt, technisch onhaalbaar of commercieel onredelijk zijn, of wanneer bewaring of Verwerking nodig is voor beveiliging, wettelijke naleving, contractuele doeleinden, fraudepreventie, boekhouding, operationele doeleinden, geschillenbeslechting of gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden. Voor zover wettelijk toegestaan, kan voor extra kopieën van informatie een redelijke vergoeding worden gevraagd. Voor Klantgegevens kan DeskStack het verzoek doorverwijzen naar de betreffende Klant, omdat de Klant doorgaans zeggenschap over die gegevens heeft. DeskStack streeft ernaar privacyvragen binnen een redelijke termijn te bevestigen en binnen de wettelijk voorgeschreven termijn te beantwoorden.

Voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat, kan een persoon een andere persoon of entiteit machtigen om namens hem of haar een privacyverzoek in te dienen. DeskStack kan bewijs verlangen dat de verzoeker gemachtigd is om namens de persoon op te treden en kan verlangen dat de persoon zijn of haar identiteit rechtstreeks bij DeskStack verifieert. DeskStack kan weigeren aan een verzoek te voldoen wanneer het de identiteit van de persoon, de bevoegdheid van de gemachtigde of het verband tussen de gevraagde informatie en de persoon redelijkerwijs niet kan verifiëren.

20. Verzoeken van Eindgebruikers

Als u een Eindgebruiker van een van onze Klanten bent, bijvoorbeeld iemand die een e-mail heeft gestuurd naar of contact heeft opgenomen met een bedrijf dat DeskStack gebruikt, dient u privacyverzoeken aan die Klant te richten. DeskStack verwerkt Klantgegevens hoofdzakelijk namens Klanten. DeskStack heeft mogelijk geen rechtstreekse relatie met Eindgebruikers en kan Klantgegevens mogelijk niet verifiëren, raadplegen, corrigeren, verwijderen, beperken, exporteren of anderszins behandelen zonder instructies van de betreffende Klant.

Als u rechtstreeks contact opneemt met DeskStack over Klantgegevens, kan DeskStack u vragen contact op te nemen met de betreffende Klant, uw verzoek aan de Klant doorsturen, aanvullende informatie vragen, weigeren zonder machtiging van de Klant te handelen of uitsluitend handelen voor zover de toepasselijke wetgeving dit vereist.

21. Marketing- en dienstgerelateerde communicatie

DeskStack kan marketingberichten verzenden aan potentiële of bestaande Klanten voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat. U kunt zich afmelden voor marketing-e-mails via de afmeldlink in de betreffende e-mail of door contact op te nemen met privacy@deskstack.app. Afmelding voor marketingberichten verhindert niet dat DeskStack transactionele, administratieve, juridische, facturatie-, account-, beveiligings-, support-, product-, operationele, verlengings-, onderhouds-, opschortings- of dienstgerelateerde berichten verzendt. Dergelijke dienstgerelateerde communicatie is nodig voor het beheer, de beveiliging, de uitvoering en de levering van de Dienst en hiervoor kunt u zich doorgaans niet afmelden zolang een account actief blijft, behalve door het gebruik van de Dienst te beëindigen of het betreffende account te sluiten, met inachtneming van de toepasselijke overeenkomst.

Voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat, kan DeskStack reclame-, analyse-, remarketing-, aangepaste-doelgroep-, vergelijkbare-doelgroep- of soortgelijke tools van externe advertentieplatforms gebruiken. In verband met deze activiteiten kan DeskStack beperkte identificatoren gebruiken of verstrekken, zoals zakelijke e-mailadressen, apparaatidentificatoren, cookie-identificatoren of vergelijkbare informatie, die waar ondersteund gehasht of anderszins beschermd kunnen zijn, om de effectiviteit van reclame te meten, relevante zakelijke doelgroepen te bereiken, bestaande klanten van campagnes uit te sluiten of de diensten van DeskStack te promoten. Waar wettelijk vereist, verkrijgt DeskStack toestemming of biedt het toepasselijke afmeldrechten voor deze activiteiten.

22. Geen verkoop van Persoonsgegevens

DeskStack verkoopt geen Persoonsgegevens in ruil voor geld. Sommige privacywetten definiëren "verkoop", "deling" of vergelijkbare termen ruim. Voor zover een activiteit onder de toepasselijke wetgeving wordt beschouwd als verkoop, deling, gerichte reclame of vergelijkbare Verwerking, biedt DeskStack de vereiste kennisgevingen en keuzemogelijkheden waar vereist.

DeskStack verkoopt of deelt niet bewust Persoonsgegevens van kinderen.

23. Diensten, integraties en modules van derden

De Dienst kan Klanten in staat stellen diensten van derden te koppelen, waaronder e-mailproviders, authenticatieaanbieders, productiviteitstools, analysetools, opslagaanbieders, communicatieplatforms of andere integraties. DeskStack is niet verantwoordelijk voor de privacy, beveiliging, beschikbaarheid, functionaliteit, naleving, prestaties of praktijken van diensten van derden.

Als DeskStack een marktplaats, catalogus, integratiebibliotheek, module, add-on, connector, applicatie of uitbreiding van derden beschikbaar stelt, kunnen de daarvoor geldende privacypraktijken afhangen van de vraag of het aanbod door DeskStack of door een derde wordt geleverd. Applicaties, modules, integraties en diensten van derden vallen onder de eigen voorwaarden, privacyverklaringen en gegevensverwerkingspraktijken van de betreffende derde. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beoordelen, goedkeuren, inschakelen, configureren en monitoren van iedere integratie, module, applicatie of dienst van derden voordat zij deze met de Dienst gebruiken.

24. Openbare, gedeelde of voor meerdere gebruikers toegankelijke omgevingen

Als de Dienst openbare, gedeelde, samenwerkings- of meergebruikersomgevingen bevat, kan alle daarin ingediende informatie zichtbaar zijn voor andere bevoegde gebruikers van dezelfde werkruimte van de Klant of voor andere partijen, afhankelijk van de configuratie door de Klant.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het beheren van werkruimtemachtigingen, rollen, gebruikerstoegang, exports en zichtbaarheidsinstellingen.

25. Accountsluiting en verwijdering

Klanten kunnen verzoeken om accountsluiting of verwijdering overeenkomstig de toepasselijke Servicevoorwaarden of klantovereenkomst. Na beëindiging van een account kan DeskStack informatie bewaren voor zover nodig om de facturatie af te ronden, overgangsondersteuning te bieden, de wet na te leven, geschillen op te lossen, fraude of misbruik te voorkomen, overeenkomsten te handhaven, back-ups te onderhouden, beveiligingslogboeken te bewaren, fiscale, boekhoudkundige of wettelijke verplichtingen na te komen en gerechtvaardigde bedrijfsbelangen te beschermen.

DeskStack is niet verantwoordelijk wanneer de Klant nalaat Klantgegevens vóór accountbeëindiging te exporteren, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

26. Bedrijfscontinuïteit, back-ups en noodherstel

DeskStack kan back-ups onderhouden voor operationele doeleinden, beveiliging, bedrijfscontinuïteit en noodherstel. Back-ups kunnen Klantgegevens en Accountgegevens bevatten. Back-upgegevens worden mogelijk niet onmiddellijk verwijderd wanneer gegevens uit actieve systemen worden verwijderd. Back-ups worden doorgaans overschreven of verwijderd volgens de toepasselijke back-upschema's.

DeskStack garandeert niet dat specifieke gegevens kunnen worden hersteld, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

27. Werving en sollicitanten

Dit artikel is van toepassing wanneer DeskStack Persoonsgegevens verwerkt over personen die solliciteren naar, belangstelling tonen voor of in aanmerking worden genomen voor een functie bij DeskStack, als werknemer, opdrachtnemer, stagiair of in enige andere hoedanigheid. In deze context treedt DeskStack op als verwerkingsverantwoordelijke voor die informatie. Dit artikel vult de rest van dit Privacybeleid aan en vervangt deze niet.

27.1 Hoe wij wervingsgegevens gebruiken

DeskStack gebruikt wervingsgegevens om sollicitaties te ontvangen, te bevestigen en te beoordelen, de geschiktheid, vaardigheden en ervaring van een kandidaat voor een functie te evalueren, met kandidaten over hun sollicitatie te communiceren, gesprekken, opdrachten en beoordelingen te plannen en uit te voeren, verstrekte informatie te verifiëren waar dit rechtmatig is, aanstellingsbeslissingen te nemen en mee te delen, waar van toepassing over een aanbod te onderhandelen en dit voor te bereiden, het wervingsproces te documenteren, kandidaten voor andere huidige of toekomstige vacatures in aanmerking te nemen, onze wervingspraktijken te monitoren en te verbeteren, toepasselijke verplichtingen inzake arbeid, immigratie, gelijke kansen, non-discriminatie, belastingen en registratie na te leven, en rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

DeskStack gebruikt wervingsgegevens niet voor reclame- of marketingdoeleinden, verkoopt of deelt deze niet voor contextoverschrijdende gedragsgerichte reclame en gebruikt deze niet om algemene modellen voor kunstmatige intelligentie of machinaal leren te trainen. DeskStack neemt geen aanstellingsbeslissingen uitsluitend op geautomatiseerde wijze zonder menselijke betrokkenheid.

27.2 Rechtsgronden

Wanneer de toepasselijke wetgeving een rechtsgrond voor Verwerking vereist, baseert DeskStack zich op het volgende: het op uw verzoek nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst om uw sollicitatie te beoordelen en verder te behandelen; de gerechtvaardigde belangen van DeskStack bij het voeren van een eerlijk, goed geïnformeerd en efficiënt wervingsproces, het bijhouden van registraties van dat proces en het beschermen van de beveiliging en integriteit van zijn systemen; naleving van wettelijke verplichtingen waaraan DeskStack onderworpen is, waaronder verplichtingen inzake arbeid, immigratie, gelijke kansen en registratie; uw toestemming waar deze vereist is, onder meer voor het bewaren van uw gegevens buiten de specifieke functie waarnaar u heeft gesolliciteerd en voor achtergrond- of referentiecontroles waarvoor toestemming vereist is; en het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Wanneer DeskStack zich op toestemming baseert, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking die vóór de intrekking is uitgevoerd.

27.3 Wie toegang heeft

Wervingsgegevens zijn toegankelijk voor personeel van DeskStack dat betrokken is bij het betreffende wervingsproces, waaronder de verantwoordelijke manager, interviewers en administratief personeel, en voor het management van DeskStack. Deze gegevens kunnen ook worden verwerkt door dienstverleners die namens DeskStack handelen, waaronder aanbieders van e-mail, hosting, opslag, planning en communicatie, met inachtneming van passende contractuele verplichtingen. DeskStack kan wervingsgegevens verstrekken wanneer dit vereist is op grond van de wet, een gerechtelijk bevel of een bevoegde autoriteit, of wanneer dit nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wervingsgegevens worden niet aan Klanten verstrekt en worden niet beschikbaar gesteld aan andere kandidaten of aan enige partij buiten DeskStack voor eigen doeleinden van die partij.

27.4 Verstrekking van informatie en gevolgen van het niet verstrekken

Het verstrekken van wervingsgegevens is vrijwillig. Bepaalde informatie is echter noodzakelijk voor DeskStack om een sollicitatie te beoordelen en verder te behandelen; wanneer deze niet wordt verstrekt, kan DeskStack de sollicitatie mogelijk niet verder in behandeling nemen. U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie die u indient en voor het waarborgen dat u gerechtigd bent deze te verstrekken. U mag geen informatie indienen die vertrouwelijk is voor of eigendom is van een huidige of voormalige werkgever of enige andere derde, en u mag geen Persoonsgegevens over een andere persoon, zoals een referentiepersoon, indienen zonder medeweten van die persoon en, waar vereist, diens toestemming.

27.5 Indieningen door recruiters en bureaus

Wanneer een wervingsbureau, uitzend- of detacheringsbureau, wervingsadviseur of andere derde kandidaat-informatie aan DeskStack verstrekt, is die derde verantwoordelijk voor het vaststellen van een rechtsgrond voor de verstrekking, het verstrekken van alle vereiste privacyverklaringen aan de kandidaat en het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen. DeskStack aanvaardt geen verantwoordelijkheid wanneer een derde dit nalaat. Ongevraagde kandidaat-informatie die wordt ingediend zonder dat een ondertekende schriftelijke overeenkomst bestaat, kan worden verwijderd; DeskStack kan deze naar eigen inzicht bewaren en in aanmerking nemen, in welk geval geen vergoeding, commissie of andere verplichting jegens de indienende partij ontstaat. Raadpleeg onze Servicevoorwaarden voor de overeenkomstige contractuele regeling.

27.6 Bewaring en uw rechten

Wervingsgegevens worden bewaard overeenkomstig het artikel over bewaartermijnen in dit Privacybeleid. U kunt DeskStack op ieder moment verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de Verwerking van uw wervingsgegevens, bezwaar maken tegen Verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, een kopie in een overdraagbaar formaat vragen of uw sollicitatie intrekken door te schrijven naar careers@deskstack.app of privacy@deskstack.app. DeskStack kan informatie verlangen die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren voordat een verzoek wordt uitgevoerd, en kan informatie bewaren wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist of toestaat, onder meer voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

28. Privacy van kinderen

DeskStack is bedoeld voor zakelijk gebruik en richt zich niet op kinderen. DeskStack verzamelt niet bewust Persoonsgegevens van kinderen onder de leeftijd die de toepasselijke wetgeving voorschrijft. Als DeskStack verneemt dat het Persoonsgegevens van een kind heeft verzameld zonder passende toestemming, neemt het redelijke maatregelen om die informatie te verwijderen.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het waarborgen dat zij de Dienst niet gebruiken om informatie van kinderen te verzamelen of te verwerken, tenzij dit wettelijk is toegestaan en naar behoren is gemachtigd.

29. Regionale privacyverklaringen

Afhankelijk van uw locatie kunnen aanvullende regionale bepalingen van toepassing zijn.

Voor personen in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland kunnen de toepasselijke gegevensbeschermingswetten rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming en het indienen van een klacht bieden. Wanneer DeskStack optreedt als verwerker, is de Klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken van Eindgebruikers.

Wanneer Canadese privacywetgeving van toepassing is, behandelt DeskStack Persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacybeginselen voor de particuliere sector, waaronder verantwoordingsplicht, beperking van verzameling, beperking van gebruik en verstrekking, waarborgen, openheid, inzage en correctie.

Bepaalde privacywetten van Amerikaanse staten kunnen aanvullende rechten bieden, waaronder het recht om bevestiging te krijgen of Persoonsgegevens worden verwerkt, inzage in Persoonsgegevens te krijgen, onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren, Persoonsgegevens te verwijderen, een overdraagbare kopie van Persoonsgegevens te verkrijgen, zich af te melden voor verkoop, deling, gerichte reclame of bepaalde profilering, bepaald gebruik of bepaalde verstrekkingen van gevoelige Persoonsgegevens te beperken, beroep in te stellen tegen besluiten op privacyverzoeken en rechten uit te oefenen zonder onrechtmatige discriminatie. Wanneer dergelijke wetten op DeskStack van toepassing zijn, beantwoordt DeskStack toepasselijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en kan het de identiteit en bevoegdheid van de verzoeker verifiëren voordat het handelt.

Inwoners van Californië kunnen specifieke rechten hebben op grond van de Californische privacywetten, waaronder rechten op informatie, inzage, verwijdering, correctie, afmelding voor bepaalde verkoop of deling, beperking van bepaald gebruik van gevoelige Persoonsgegevens en bescherming tegen discriminatie wegens het uitoefenen van privacyrechten. DeskStack verkoopt geen Persoonsgegevens in ruil voor geld en verkoopt of deelt niet bewust Persoonsgegevens van kinderen.

30. Wijzigingen in dit Privacybeleid

DeskStack kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd naar eigen inzicht bijwerken, herzien of vervangen. Wanneer DeskStack dit Privacybeleid bijwerkt, worden wijzigingen van kracht bij publicatie, tenzij anders vermeld.

Bij wezenlijke wijzigingen kan DeskStack aanvullende kennisgeving doen via de Dienst, per e-mail, via een melding op de website of met andere redelijke middelen waar de wet dit vereist. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum van een bijgewerkt Privacybeleid geldt als erkenning van het bijgewerkte Privacybeleid.

31. Contactgegevens

Als u vragen, zorgen, klachten of verzoeken heeft over dit Privacybeleid of de wijze waarop DeskStack Persoonsgegevens behandelt, kunt u contact opnemen met DeskStack via:

32. Beperkingen, verantwoordelijkheden en voorbehouden rechten

Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving is DeskStack niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor Persoonsgegevens, Klantgegevens, inhoud, bestanden, communicatie, bijlagen of andere materialen die door Klanten of Eindgebruikers worden ingediend, verzonden, opgeslagen, verwerkt, verstrekt, geëxporteerd of anderszins behandeld in strijd met de toepasselijke wetgeving, dit Privacybeleid, de Servicevoorwaarden, enige toepasselijke overeenkomst of enige verplichting van de Klant. Klanten blijven als enige verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid, kwaliteit, volledigheid, geschiktheid, verzameling, indiening, configuratie, het gebruik, de verstrekking, bewaring en verwijdering van Klantgegevens, waaronder alle daarin opgenomen Persoonsgegevens.

Klanten zijn als enige verantwoordelijk voor het configureren en onderhouden van accountinstellingen, toegangsrechten, gekoppelde mailboxen, integraties, exports, doorstuurregels, gebruikersrollen, beheerdersrechten, authenticatiepraktijken, diensten van derden en alle andere instellingen of configuraties die via of in verband met de Dienst beschikbaar worden gesteld. DeskStack is niet verantwoordelijk voor onbevoegde toegang, verstrekking, verlies, wijziging, verwijdering of misbruik van informatie als gevolg van onjuiste configuratie door de Klant, zwakke of gecompromitteerde inloggegevens, gedeelde wachtwoorden, gecompromitteerde e-mailaccounts, onveilige apparaten, integraties van derden, verstrekkingen op aanwijzing van de Klant, exports, doorstuurregels of het niet naleven van redelijke beveiligingspraktijken door de Klant of zijn bevoegde gebruikers.

Klanten zijn als enige verantwoordelijk voor het beoordelen of de Dienst geschikt is voor hun beoogde gebruik en of de Dienst voldoet aan wettelijke, regelgevende, contractuele, sectorspecifieke, gegevenslocatie-, archiverings-, bewaar-, vertrouwelijkheids-, beveiligings- of interne nalevingsvereisten die op de Klant, zijn Eindgebruikers of Klantgegevens van toepassing zijn. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, verklaart, waarborgt of garandeert DeskStack niet dat de Dienst voldoet aan klantspecifieke vereisten inzake naleving, regelgeving, gegevenslocatie, sector, archivering of bedrijfsvoering.

DeskStack behoudt zich het recht voor om toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten, te beperken, uit te schakelen of te beëindigen wanneer DeskStack redelijkerwijs van mening is dat voortgezette toegang, Verwerking, opslag, verzending, gebruik of verstrekking van informatie juridische, beveiligings-, operationele, reputatie-, nalevings-, financiële of bedrijfsrisico's kan veroorzaken. DeskStack kan informatie veiligstellen, bewaren, verstrekken of verwerken wanneer dit redelijkerwijs nodig is om de toepasselijke wetgeving na te leven, overeenkomsten te handhaven, misbruik te onderzoeken, fraude te voorkomen, de beveiliging te handhaven, geschillen op te lossen, wettelijke rechten te beschermen, op gerechtelijke procedures te reageren of DeskStack, Klanten, Eindgebruikers, dienstverleners of het publiek te beschermen.

DeskStack kan geaggregeerde, geanonimiseerde of gedeïdentificeerde informatie gebruiken voor analyses, benchmarking, rapportage, productverbetering, beveiliging, marketing, onderzoek, bedrijfsplanning en andere rechtmatige bedrijfsdoeleinden, mits deze informatie redelijkerwijs geen persoon identificeert. DeskStack garandeert niet dat Klantgegevens kunnen worden hersteld na verwijdering, opzegging, opschorting, beëindiging, het verlopen van back-ups, accountsluiting of ander verlies van toegang, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen. Klanten zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van eigen kopieën, exports en back-ups van Klantgegevens wanneer die verantwoordelijkheid volgens de toepasselijke overeenkomst bij de Klant ligt.

DeskStack kan operationele praktijken, subverwerkers, infrastructuur, hostingomgevingen, beveiligingsmaatregelen, gegevensverwerkingsprocessen, technische functies, integraties en dienstconfiguraties van tijd tot tijd bijwerken, wijzigen, vervangen of beëindigen, mits deze wijzigingen plaatsvinden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en enige toepasselijke overeenkomst. Niets in dit Privacybeleid beperkt de rechten, rechtsmiddelen, verweren of beschermingen van DeskStack op grond van de Servicevoorwaarden, toepasselijke overeenkomsten of de toepasselijke wetgeving.